Digitaal werken bij gemeente De Bilt: ‘Een verademing’

Wie gemeente De Bilt om informatie vraagt over personen of woningen, kan nu nóg sneller op een antwoord rekenen. Karmac digitaliseerde 42.000 oude persoonskaarten en duizenden woningkaarten voor de gemeente. ‘Een verademing’, noemt medewerker Ernst Strubbe het.

‘Eerlijk? We kregen bijna een hallelujah terug van onze collega’s toen ze er voor het eerst mee werkten. Met één druk op de knop zien ze nu de gegevens die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Dat is natuurlijk prettig voor hen, maar ook voor onze klanten. Zij krijgen nu veel sneller antwoord.’

Het móest ook efficiënter

De oude kaarten die Karmac digitaliseerde voor De Bilt, werden tot 1994 gebruikt voor het bijhouden van gegevens over inwoners en woningen. Ernst: ‘Daarna werden onze kaarten op fiches gezet: een soort negatieven. Zo’n fiche bekijk je met een reader op een scherm, en dan kun je een print maken. Maar op een gegeven moment ging de reader ter ziele. En toen bleek dat deze readers niet meer worden gemaakt. Een collega vond er gelukkig nog eentje op Marktplaats, maar wel zonder printer. Daardoor moesten we soms zelfs hele stukken overtikken. Bovendien moesten we alsnog naar het archief voor een controle. Het was dus echt de hoogste tijd om dat efficiënter te gaan doen.’

Sneller werken, meer service

Er is nog dagelijks vraag naar de informatie van de oude kaarten. Vaak van notarissen, voor informatie over een nalatenschap bijvoorbeeld. Of voor stamboomonderzoek. Ernst: ‘Dat is nu geen probleem meer. Collega’s kunnen nu zelf vanaf hun werkplek (of zelfs vanuit huis), alles afhandelen. Onze collega’s zijn enorm enthousiast, want per aanvraag scheelt hen dat zo een kwartier werk. Ook bundelden we vaak eerst een aantal aanvragen voordat we naar het archief gingen. Dat was efficiënter voor ons, maar een klant moest dan wel wat langer wachten. De doorlooptijd is veel korter geworden. Meer service voor de klant dus.’

Kiezen voor Karmac

Ernst vervolgt: ‘Ik loop al een tijdje mee in dit wereldje van Burgerzaken. En Karmac is daarin een hele bekende partij. Zo wist ik al van een aantal andere gemeenten die naar tevredenheid met Karmac hebben gewerkt. Met het vertrouwen zat het dus wel goed.’

Niet niks

Vera is van het functioneel beheer van Burgerzaken en begeleidde de uitvoering: ‘Toen we gingen digitaliseren, nam de chauffeur netjes alle dozen mee. Natuurlijk hebben we tussendoor nog overleg met Karmac gehad. Ook stuurden ze een proef. De scanperiode zelf duurde even. Maar dat is niet zo gek, zo’n grote hoeveelheid is niet niks.’ De dozen kwamen weer terug en het digitale bestand werd netjes aangeleverd. ‘We importeerden het in ons systeem en toen ging er een wereld voor ons open’, lacht Vera. ‘We hebben nu alles digitaal bij de hand. Je hoeft alleen maar de eerste drie letters in te toetsen en je krijgt de kaart te zien. Een verademing.’

Korte lijnen, scherpe scans

Ernst: ‘Het traject zelf verliep goed, we hadden er geen rompslomp van. De samenwerking met Karmac ervaarden we als heel positief. Zowel in het voortraject met Nadia als later met de projectleider: korte lijnen en één aanspreekpunt.’ Over de kwaliteit is Ernst ook tevreden: ‘De scans zijn goed, scherp en goed leesbaar. De metadata die ervoor zorgt dat je vindt wat je zoekt, is correct. Kortom: het eindresultaat maakt ons echt heel blij. Vooral omdat we zo overtuigd waren van het nut en de noodzaak. En dat blijkt helemaal te kloppen.’

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2021 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring