Artikelen

Digitaal Dossier: 5 redenen om je dossier te digitaliseren

Een digitaal dossier is een digitale verzameling van documenten, gegevens en notities rondom een specifiek onderwerp, persoon of project. Denk aan leerlingendossiers, patiëntgegevens, personeelsadministratie, financiële stukken of projectdossiers met formaten blaadjes t/m A0. Waar deze papieren dossiers vroeger in kasten lagen, zijn ze nu digitaal toegankelijk en veilig opgeslagen. Een digitaal dossier maakt het mogelijk om Lees meer

Een digitaal dossier maakt het mogelijk om snel informatie te vinden, te delen en te beheren. Niet alleen handig, maar in veel gevallen ook noodzakelijk om aan wet- en regelgeving te voldoen.

Waarom kiezen voor een digitaal dossier?

De voordelen van digitale dossiers zijn groot. We zetten ze op een rij:

Snel zoeken: Dankzij OCR (tekstherkenning) zijn digitale dossiers doorzoekbaar. U hoeft dus niet meer handmatig door mappen te bladeren.
Altijd toegankelijk: Medewerkers met de juiste rechten kunnen overal en altijd bij de informatie, of ze nu op kantoor, thuis of onderweg zijn.
Ruimtebesparing: Geen rijen archiefkasten meer, maar compacte digitale opslag.
Betere beveiliging: Digitale dossiers kunnen worden voorzien van toegangsrechten, versleuteling en back-ups.
Efficiënt samenwerken: Informatie delen met collega’s of externe partijen wordt een stuk eenvoudiger en sneller.

In welke sectoren worden digitale dossiers ingezet?

Vrijwel iedere organisatie werkt tegenwoordig met digitale dossiers. Enkele voorbeelden:

Onderwijs: Leerlingendossiers en examendocumentatie
Zorg: Patiëntendossiers en behandelverslagen
Vastgoed: Dossiers over onderhoud, huurcontracten, vergunningen en grootformaat tekeningen.
Overheid: Omgevingsvergunningen, sociaal domein, bouwtekeningen en akten.

Van papieren dossier naar digitaal: hoe werkt dat?

Heeft u nog een papieren archief en wilt u overstappen naar een digitale werkwijze? Dan is het goed om te weten dat dit proces zorgvuldig en stap voor stap wordt uitgevoerd:

Inventarisatie: Welke documenten zijn er en wat moet er worden bewaard en gedigitaliseerd?
Voorbewerking: Documenten worden gesorteerd, ontdaan van nietjes en waar nodig hersteld.
Scannen: Alle documenten worden gescand en voorzien van OCR.
Indeling: De digitale bestanden worden logisch gestructureerd.
Opslag: De dossiers worden veilig opgeslagen, zowel digitaal als fysiek. De digitale data op de servers van Karmac worden na een bepaalde periode weer verwijderd. Ook de fysieke documenten gaan retour naar u, worden veilig opgeslagen of vernietigd.
Toegankelijkheid: In uw (eigen) systeem of mappenstructuur krijgen uw medewerkers toegang tot de digitale documenten.

Meer weten over hoe wij papieren dossiers professioneel digitaliseren? Lees dan ons artikel over dossier scanning

Klaar om uw dossiers te digitaliseren?

Of u nu werkt in het onderwijs, de zorg, het vastgoed, de overheid of een heel andere branche: een digitaal dossier biedt overzicht, bespaart tijd en geeft grip op informatiebeheer. Bij Karmac hebben we jarenlange ervaring met het digitaliseren van dossiers en archieven. We denken graag mee over de beste aanpak voor uw organisatie.