Archief digitaliseren: wat kost dat?

Bent u hier ook zo benieuwd naar? Wij krijgen deze vraag erg vaak. In de praktijk is deze vraag nog niet zo eenvoudig te beantwoorden. Denk bijvoorbeeld aan de bouw van een huis, waarbij de vraag over wat dat kost van veel factoren afhankelijk is. Het hangt er vanaf hoe groot het huis moet worden, of het van beton of hout moet worden gebouwd en of de keuken en badkamer bij de prijs in zitten. Dit soort afwegingen maken wij ook als we de kosten voor het digitaliseren berekenen. Er zijn veel factoren die hier invloed op hebben.

Welke factoren beïnvloeden de kosten?

Er zijn veel zaken die invloed hebben op de kosten van het digitaliseren. Hieronder lichten we dit verder toe.

1. Hoeveelheid
   Het aantal dossiers, pagina’s of poststukken heeft veel invloed op de arbeidsintensiviteit.
2. Staat van het materiaal
   Om tot een kwalitatief goed eindresultaat te komen, stemt Karmac haar werkwijze af op de staat van het materiaal. Denk hierbij aan documenten die erg fragiel zijn, of met veel scheuren.
3. Type dienstverlening
   Denk aan dossiers digitaliseren, OCR toepassen, hoe de metadatering moet worden toegepast, of er grootformaat documenten voorkomen en welke scanner we moeten gebruiken.
4. Complexiteit van de opdracht
   Om fouten te verminderen, tijd te besparen en inzicht te geven in trends en afwijkingen. Is er gespecialiseerde kennis nodig, of zijn er veel handmatige handelingen nodig?
5. Logistiek en opslag
   Transport, (tijdelijke) opslag en eventuele vernietiging van fysieke archieven.

Omvang van het archief

Allereerst willen we graag weten: over ‘hoeveel’ hebben we het? Bij archieven wordt vaak in strekkende meters gerekend. Dus als je dozen naast elkaar op een plank zet en je meet met een meetlint een meter uit, dan is dat één strekkende meter archief. Binnen zo’n meter kijken we naar het aantal dossiers, blaadjes en/of eventueel grootformaat tekeningen. Voor verschillende formaten papier gebruiken we namelijk verschillende scanners. En dat heeft weer impact op de investering.

Soms is het niet mogelijk om het aantal meters te berekenen. Dan gaat het bijvoorbeeld om losse tekeningen of boeken. Of microfilms, microfiches of andere soorten archief. In dat geval berekenen we op basis van een steekproef de aantallen van het totaal. We tellen bijvoorbeeld van één bak, doos of andere eenheid de aantallen en berekenen dit door naar het totaal. Dat mag u zelf doen, maar we helpen er ook graag mee tijdens een vrijblijvend bezoek.

Staat van het materiaal en type archief

We digitaliseren archieven van de Middeleeuwen tot nu. Dat zorgt voor verschillen in de staat van het materiaal. Dit heeft impact op het type scanner(s) wat we moeten gebruiken, maar ook bijvoorbeeld hoe snel het scannen gaat. Langzamer scannen betekent hogere kosten, omdat de doorlooptijd langer is. Een voorbeeld is boeken die niet helemaal meer 180 graden open kunnen. Dit is geen probleem, daar hebben we een 90 graden boekenwip voor. Dit betekent alleen wel dat we soms eerst alle linkerpagina’s moeten scannen en dan alle rechterpagina’s. En dat we de bladzijden langzaam en voorzichtig moeten omslaan. Daardoor zijn we wat langer bezig en zullen de kosten wat hoger zijn.

In algemene zin kijken we ook naar het type archief: is het gebonden en/of losbladig materiaal? Komen er veel verschillende formaten voor? Is het inhoudelijk één type archief of bevat het veel verschillende onderwerpen (zoals beleidsarchief)? Het kan ook zijn dat er bijvoorbeeld veel transparante vellen voorkomen die een andere achtergrondkleur nodig hebben om de informatie digitaal goed leesbaar te maken. Of dat er regelmatig nog een deel uitgeklapt moet worden aan een pagina om hem volledig te kunnen digitaliseren. Allemaal factoren die we meenemen in onze eerlijke, voor uw archief op maat gemaakte, prijs.

Welke metadata (informatie) is er nodig om het archief digitaal goed terug te kunnen vinden?

Het is natuurlijk ontzettend fijn als het archief gedigitaliseerd is. En dan komt eigenlijk het belangrijkste onderdeel: zorgen dat u het digitaal op de juiste manier kan terugvinden! Soms is het voldoende om een dossier in één keer te vinden, in andere gevallen wilt u een specifiek document snel naar voren kunnen halen. Dit vraagt om een ander niveau van informatie (metadata) toekennen.

Hoe die metadata wordt meegegeven zijn allemaal zaken die vooraf goed afgestemd moeten worden (bijvoorbeeld in de naam van de bestanden, in een speciaal CSV of XML bestand, of op een andere manier). Als u zelf al veel informatie beschikbaar heeft die we op een slimme manier kunnen koppelen, dan scheelt dat in de kosten. Wilt u dat we de informatie checken op juistheid of volledigheid? Dat kost dan weer iets meer. Dit neemt onze adviseur uitgebreid met u door tijdens een eerste gesprek of bezoek.

Welke activiteiten zijn er wel en niet inbegrepen?

Het is heel belangrijk dat we op voorhand goed afstemmen welke werkzaamheden Karmac wel en niet uitvoert en met welke specifieke afspraken. U kunt hierbij denken aan:

• Het transport van het archief naar Karmac
• Het inpakken van het archief
• Het scanklaar maken van het archief
• De kwaliteit waarmee wordt gescand
• Het toekennen van bepaalde informatie (metadata), waaronder soms ook het opdelen van het dossier in documentsoorten of het overnemen van bepaalde kenmerken of data
• Het verwijderen van blanco pagina’s
• Het terugsteken van archieven op zippel en verwijderen van barcodebladen
• De eisen aan de uitleverstructuur (bestandsnaam, bestandsformaat, metadata) die vanuit u of uw softwareleverancier bestaan

Een prijs op maat

Als dat kon, zouden we hier graag standaard prijzen voor u weergeven. Door de enorme verschillen in de archieven die we digitaliseren is dat echter niet mogelijk. Onze adviseurs doen daarom een uitgebreid voortraject, waarbij hier boven beschreven aspecten aan bod komen. Vervolgens ontvangt u van ons een prijs op maat. Specifiek voor uw archief en uw wensen – én geheel vrijblijvend.

Auteur:Demy van LeusdenCommercieel directeur

Tags: Archief digitaliseren Digitaal archief Digitaliseren archief kosten Kosten archief digitaliseren Veelgestelde vragen over archief digitaliseren

Relevante artikelen

Artikelen

Het personeelsdossier: wat mag er wel en wat mag er niet in?

Het belang van een noodzakelijk en AVG-proof personeelsdossier. Elke organisatie met personeel in dienst ontkomt er niet aan: het (digitale) personeelsdossier....

Lees Meer