De Autoriteit Persoonsgegevens beboet organisaties die in hun HR-dossiers de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) overtreden. De boetes worden bovendien gepubliceerd....
Lees Meer
Artikelen
Digitale optimalisatie van personeelsdossiers
Werkt uw organisatie al met digitale personeelsdossiers, maar voldoen deze nog niet aan de AVG-eisen of ontbreekt het aan overzicht? Veel organisaties durven hun digitale archief nog niet open te stellen voor medewerkers vanwege onduidelijke autorisaties of vervuilde data. Karmac biedt een totaaloplossing voor de optimalisering van uw digitale personeelsdossiers. Na een optimalisatieslag kunt u Lees meer
Werkt uw organisatie al met digitale personeelsdossiers, maar voldoen deze nog niet aan de AVG-eisen of ontbreekt het aan overzicht? Veel organisaties durven hun digitale archief nog niet open te stellen voor medewerkers vanwege onduidelijke autorisaties of vervuilde data.
Karmac biedt een totaaloplossing voor de optimalisering van uw digitale personeelsdossiers. Na een optimalisatieslag kunt u met een gerust hart transparantie bieden en dossiers veilig openstellen voor medewerkers met recht op inzage. Dit verhoogt niet alleen de transparantie, maar vergroot ook de efficiency op uw HR-afdeling.
Waarom uw digitale dossiers optimaliseren?
Een personeelsdossier bevat privacygevoelige informatie en valt daarmee onder de strikte wetgeving van de AVG. Optimale privacybescherming betekent dat u niet meer gegevens verzamelt dan nodig is en dat documenten niet langer worden bewaard dan wettelijk toegestaan.Door uw dossiers te laten schonen en herstructureren, werkt u volledig AVG-proof en vindt u benodigde documenten aanzienlijk sneller terug.
Onze totaaloplossing voor een schoon archief
Bij een volledige optimalisering door Karmac kunt u rekenen op de volgende deeloplossingen:
- AVG-screening: Wij controleren ieder document om vast te stellen of het in het juiste dossier is geplaatst. Zo voorkomen we dat medewerkers onbedoeld persoonsgegevens van een collega onder ogen krijgen.
- Converteren naar PDF/A: Alle bestanden worden omgezet naar het duurzame PDF/A-formaat en voorzien van OCR-tekstherkenning, zodat uw archief volledig doorzoekbaar wordt op steekwoorden.
- Herstructureren: Wij brengen een eenduidige documentstructuur en naamgeving aan. Dit voorkomt tijdverlies en zorgt ervoor dat uw bewaarbeleid correct kan worden uitgevoerd.
- Documentdatums toekennen: Vaak wijkt een uploaddatum af van de werkelijke documentdatum. Wij herstellen dit, zodat bewaartermijnen correct worden toegepast en documenten sneller vindbaar zijn.
- AVG-opschoning op bewaartermijnen: Documenten die de wettelijke bewaartermijn hebben overschreden, worden geschoond. Indien u nog geen bewaarbeleid heeft, ondersteunen wij u bij het opstellen hiervan.
- Ontdubbelen: Wij verwijderen duplicaten en bewaren enkel de meest complete versie (bijvoorbeeld het getekende exemplaar). Dit voorkomt vervuiling en onnodig zoekwerk.
Het proces: Wat hebben wij nodig?
Om de kwaliteit van de verwerking te waarborgen, werken wij volgens een vaste systematiek:
- Medewerkersbestand: U levert uw actuele medewerkersbestand aan via een door ons verstrekt, beveiligd template.
- Mappen- en uitleverstructuur: Wij adviseren u over een logische documentindeling die aansluit bij uw dagelijkse praktijk.
- Verwerkersovereenkomst: Voor aanvang van de werkzaamheden leggen we de afspraken over veiligheid en privacy vast.
- Testdossiers: We starten met een representatieve testgroep dossiers. Deze vormen de blauwdruk voor het gehele optimalisatieproces
De stap zetten naar een digitaal HR-Archief?
Wilt u de stap zetten naar een overzichtelijk en veilig digitaal HR-archief?
U ontvangt binnen 5 werkdagen een reactie van een van onze experts.
Britt de BlockManagementassistent
Relevante artikelen
Artikelen
Efficiëntie en veiligheid: digitaal bewaren van personeelsdossiers
Een goed gestructureerde werkplek is vergelijkbaar met een goed geoliede machine. Het helpt niet alleen om alles soepeler te laten...
Lees Meer
Artikelen
Medische gegevens in het personeelsdossier: de do’s en dont’s
Sinds 25 mei 2018 is de AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, van toepassing. Ook voor het opslaan van persoonsgegevens in personeelsdossiers...
Lees Meer