HR
Optimaliseer alle
HR-processen
VAN PAPIER NAAR DIGITAAL
Wat houdt digitaliseren personeelsdossiers in?
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het opbouwen en bijhouden van medewerkersdossiers. Digitaliseren (documenten en processen digitaal verwerken) zorgt voor een efficiënt documentbeheer en bespaart een hoop tijd en ruimte. Alles wordt namelijk op één digitale plaats bewaard en zowel de werkgever als de werknemers kunnen zelf op elk moment de juiste documenten terugvinden in het digitale personeelsdossier. U bepaalt hierbij zelf wie welke gegevens kan zien in de digitale personeelsdossiers. Het is belangrijk dat uw personeelsdossiers aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) voldoen.
✔ Binnen 24 uur reactie✔ Efficiënt ✔ Tijd besparend
Voor welke organisaties is een digitaal personeelsdossier van belang?
Met een digitaal personeelsdossier is het mogelijk binnen een paar tellen de arbeidsovereenkomst of het identiteitsbewijs terugvinden dat nodig is. Ook mogelijkheden als digitaal ondertekenen zorgen voor efficiënt documentbeheer en verminderen papierwerk. Bovendien kan data veiliger worden opgeslagen met een goed documentbeheersysteem. Voor elk bedrijf dat veilig en overzichtelijk wilt werken, is een digitaal HR-dossier van belang. Voor het digitaliseren of optimaliseren van personeelsdossiers is Karmac dé partner met een jarenlange ervaring die u uitstekend van dienst kan zijn. Met de juiste kennis van de AVG zorgen wij ervoor dat HRM-processen optimaal presteren!
Benodigd voor de verwerking
Benodigdheden voor de verwerking van personeelsdossiers.
1
Medewerkersbestand
Voor de verwerking hebben wij het actuele medewerkersbestand nodig. Wij leveren hiervoor een template aan die toegepast kan worden welke vervolgens beveiligd aan ons verzonden kan worden.
3
Verwerkersovereenkomst
Voor aanvang van de verwerking wordt er een verwerkersovereenkomst opgesteld.
2
Mappen- en uitleverstructuur
Voor de verwerking ontvangen wij graag de indeling van de documenten en de uitleverstructuur. Nog geen documentindeling? Ook hier kunnen wij bij helpen.
4
Selecteren testdossiers
Om een goede basis te leggen voor het proces is het van belang om een representatieve test te maken. Hiervoor dienen testdossiers geselecteerd te worden die de basis zullen vormen voor het proces.
Hoe Karmac te werk gaat
1. Selecteren testdossiers
Selecteer 10% van het totaal zodat Karmac het proces zo optimaal mogelijk kan testen.
2. Transporteren naar Lelystad
Het transporten van de personeelsdossiers naar Lelystad wordt gedaan door een eigen transportdienst. Deze transportmedewerkers zijn specialist in het inpakken en transporteren van de personeelsdossiers. Bij Karmac nemen we de verantwoordelijkheid van transporteren volledig op ons.
3. Scan klaar maken personeelsdosssiers
De dossiers worden scan klaar gemaakt door de medewerkers van Karmac. Met scan klaar maken bedoelen wij dat iedere pagina van ieder dossier klaar gemaakt wordt voor scanning. Zo worden alle nietjes, paperclips en ezelsoren verwijderd.
4. Scannen personeels-dossiers
De dossiers worden volledig gescand op 300 dpi in kleur en worden uitgeleverd in PDF/A met OCR-zoekfunctie.
5. Identificeren documenten testdossiers
Ieder document wordt door Karmac gescand en door het automatische rubriceerproces geïdentificeerd op type document. Zo doet Karmac dit door een geprogrammeerd algoritme de documenten te laten identificeren en te labelen om welk type het gaat. Zo blijft er een kleine groep documenten over die door de medewerker van Karmac gezien wordt.
6. Indelen documenten in structuur
Nu wij weten welke documenten er in de personeelsdossiers zitten, wordt er een structuur bepaald. Deze structuur zal in overleg en advies met projectmanager worden vastgesteld.
7. Toevoegen documentdatums testdossiers
Ieder document heeft een eigen datum. Deze datum geeft de documentdatum weer. Bij Karmac heeft ieder document een eigen datum die afkomstig is uit het document.
8. Uitleveren test-dossiers en akkoord
Bij Karmac staat uw wens voorop en is voor ons erg belangrijk. Voordat wij de dossiers volledig indelen en uitleveren naar de softwareleverancier vragen wij eerst wat u ervan vindt. Dit doen wij bij voorkeur in de omgeving waar jullie zelf mee werken.
9. Verwerken overige dossiers
Nu de test is goedgekeurd gaan wij aan de slag met de overige dossiers. Deze dossiers verwerken wij met de test als basis.
10. Screenen op vermengingen
Optioneel – Waar mensen werken bestaat er de kans dat er fouten worden gemaakt worden. Dit is niet erg, maar het gaat erom hoe u dit oplost. Zo zijn de dossiers in papieren vorm vaak vol met interne data-lekken. Dit zien wij terug bij 11% van de dossiers die wij verwerken. Dossiers helemaal vrij van vermengingen? Laat deze dan screenen en u bent vrij van interne datalekken.
11. AVG-opschoning op bewaartermijnen
Optioneel – Voor het schonen op bewaartermijnen verwijderen wij documenten die volgens bewaarbeleid niet meer in de dossiers aanwezig mogen zijn. Zo kan de organisatie aan de AVG-wetgeving voldoen.
12. Ontdubbelen duplicaten personeels-dossiers
Optioneel – Duplicaten binnen dossiers worden door ons verholpen waarbij we de meest complete versie bewaren. Zo voorkomt u vervuiling door dubbele documenten in de digitale omgeving.
13. Uitleveren naar softwareleverancier
Na afronding van alle werkzaamheden, inclusies alle kwaliteitscontroles, leveren wij de gedigitaliseerde personeelsdossiers uit aan de softwareleverancier. Karmac werkt softwareonafhankelijk en levert uit aan iedere softwareleverancier.
Kies het pakket dat bij uw organisatie past
Bij Karmac streven we naar een maatwerk oplossing. Om u tijd te besparen hebben we pakketten samengesteld. Bij vragen neem vrijblijvend contact op met een specialiast.
Brons
- Smart Lighting Control
- Basic Security Systems
- Voice Control Integration
- Mobile Application Control
- Free Installation Device
- 24/7 Customer Service
Zilver
- Smart Lighting Control
- Adcanced Security Systems
- Voice Control Integration
- Mobile Application Control
- Free Installation Device
- 24/7 Customer Service
Goud
- Smart Lighting Control
- Basic Security Systems
- Voice Control Integration
- Mobile Application Control
- Free Installation Device
- Full-Home Automation
Neem contact op om te bespreken welk pakket het beste bij jullie past.
Digitaliseer uw tekeningen: Voorkom verlies, win gemak
Zeker weten dat u altijd toegang houdt tot uw technische tekeningen, zonder risico op fysieke slijtage? Plan vandaag nog een gratis adviesgesprek.
U ontvangt binnen 24 uur een reactie van een van onze experts.