Gemeente Westerkwartier

Prioriteit

Jasper Wessels, medewerker Digitale Informatie binnen de gemeente vertelt: “De Omgevingsdienst heeft recht op digitale dossiers, hierdoor waren wij eigenlijk gedwongen om deze dossier te laten digitaliseren. Daarnaast is het voor ons ook efficiënter om te werken met digitale dossiers. Wanneer een burger archief opvraagt, hebben wij het nu makkelijker bij de hand.’’

De milieudossiers

De gemeente Westerkwartier is in 2019 gevormd uit de gemeenten Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn. De milieudossiers die zij in bezit hebben, bestaan dus ook uit vier collecties.

Onderling waren deze dossiers dan ook divers. Sommige van de voormalige gemeenten hadden al een reeks dossiers gedigitaliseerd en andere hadden dit nog allemaal fysiek liggen. In totaal heeft Karmac 60 meter milieudossiers gedigitaliseerd in een tijd van 6 maanden.

De samenwerking

Tijdens het digitaliseringsproces is er continu contact geweest tussen Karmac en de gemeente. Dit door in het begin, elke week een overleg te houden. Toen bleek dat alles goed verliep, werd dit aangepast naar een tweewekelijks overleg.

Jasper Wessels vertelt: ‘‘We hadden de afspraak gemaakt dat als er bijzonderheden waren, dit direct zou worden teruggekoppeld en daar heeft Karmac zich ook aan gehouden. Daarnaast hebben we tussendoor spoedaanvragen gedaan, deze kregen we dan al binnen een paar uur binnen.’’

Waarom Karmac?

De gemeente heeft eerder al digitaliseringsprojecten door Karmac laten doen, hierdoor voelde het vertrouwd om dit project ook door Karmac te laten uitvoeren. Jasper Wessels zou Karmac dan ook zeker aanraden. Hij vertelt: ‘‘Karmac is betrouwbaar en levert een goede prestatie. Ik kan geen verbeterpunten bedenken voor de samenwerking. Deze milieudossiers bevatten bijna allemaal tekeningen van A0-formaat en jullie kunnen dit naar goede kwaliteit scannen. De output was dan ook naar wens.’’