Karmac is dé expert als het aankomt op een professionele archiefbewerking. Door middel van onze gekwalificeerde medewerkers schonen wij uw archief op en ordenen wij uw documenten. Dit kan zowel met een digitaal, als met een fysiek archief. Met onze beheerwerkzaamheden zorgen we voor een gestructureerd archief waarin dossiers snel en eenvoudig terug te vinden zijn.
Voldoen uw HR-dossiers aan de AVG Richtlijnen?
Archiefbewerking is selectie, ordening en ontsluiting van een archiefafdeling of een archief. Archieven zijn voor veel organisaties lastig bij te houden. Door de jaren heen worden er veel bestanden bewaard. Daardoor is het archief onoverzichtelijk zit er geen duidelijke doelstellingen en structuur in het archief.
Karmac structureert bestaande archieven en stelt een archiefbewerkingsplan op voor het verdere archiefbeheer.
Een opgeruimd en overzichtelijk archief levert u en uw werknemers een aantal voordelen op. Archiefbewerking betekent daarom een efficiëntere bedrijfsvoering waarmee u minder tijd kwijt bent aan het zoeken van de juiste documenten. In deze tijd, waar tijd geld is, zorgt dat voor een belangrijk financieel voordeel.
Vrijwel iedere organisatie beschikt over een archief. Dit kan zowel een digitaal als een fysiek archief zijn. Voor veel bedrijven is het lastig om het archief op een goede manier bij te houden. Het opbergen van documenten op een juiste en logische wijze vraagt om vakkennis. Door uw archief op de goede manier in te delen, zorgt u ervoor dat het een overzichtelijk geheel wordt. Karmac heeft jarenlange ervaring met archiefbewerking voor allerlei uiteenlopende bedrijven. Tot onze mogelijkheden behoren:
We adviseren u welke dossiers bewaard moeten blijven en voor welke periode de dossiers bewaard moeten blijven. Daarbij houden we rekening met alle vigerende wet- en regelgeving. Op basis van een selectielijst bewerken wij de dossiers en verwijderen we overbodige documenten binnen de dossiers. Deze vernietigen we op een nauwkeurige en veilige wijze en de overgebleven selectie richten we opnieuw in. Vanwege de steeds strenger wordende privacywetgeving is het van belang om documenten niet langer te bewaren dan toegestaan is. Het resultaat is een overzichtelijk en toegankelijk archief.
Onze ordenwerkzaamheden zijn ideaal voor bedrijven die beschikken over een archief waar de orde ver te zoeken is. Het gaat in dit geval meestal om documenten die bewaard moeten blijven, maar die nu op een onlogische wijze ingedeeld zijn. De medewerkers van Karmac ordenen uw archief op een dusdanige wijze dat u snel toegang heeft tot de juiste documenten. Bij het ordenen houden we daarom rekening met hoe belangrijk dossiers zijn en welke informatie u geregeld opvraagt.
Daar waar de documenten nog niet in een dossier samengebundeld zijn, maken we dossiers aan. Ook hier gaan we op een overzichtelijke wijze te werk en maken we gebruik van professionele materialen.
Karmac helpt u graag bij de materiële verzorging van uw archieven. Alle materialen, zoals nietjes en paperclips, halen we uit uw documenten. Vervolgens verpakken we de dossiers in speciale materialen, die geschikt zijn voor het (permanent) bewaren van het archief. Denk daarbij aan zuurvrije omslagen, dossiermappen en archiefdozen.
