Papierreductie in de productieomgeving voor Ace Pharmaceuticals

Voor ACE Pharmaceuticals digitaliseert Karmac maandelijks de batchdocumentatie. Een
cruciale stap richting efficiëntere productieprocessen en optimale compliance! In dit artikel
vertellen wij je er meer over.

Over Ace Pharmaceuticals

Ace biedt farmaceutisch maatwerk dat inspeelt op de specifieke behoeften van patiënten. Zo dragen ze bij aan een doelmatige en verantwoorde geneesmiddelenvoorziening. Met geregistreerde geneesmiddelen, zelfzorgproducten en apotheekbereidingen biedt Ace farmaceutisch maatwerk voor verschillende therapeutische zorggebieden. De gehele productie vindt plaats in de GMP-productiefaciliteit in Zeewolde. Door de batchdocumentatie volledig te digitaliseren, helpt Karmac Ace om hun processen veilig en efficiënt te laten verlopen.

De uitdaging

Ace Pharmaceuticals wil graag ruimte besparen, maar heeft ook veiligheid hoog in het vaandel staan. “Ons doel om te digitaliseren is tweeledig: We willen fysieke documenten digitaal opslaan om ruimte te creëren, maar ook veiligheid is voor ons belangrijk. Documenten beschadigen makkelijk, bijvoorbeeld door het ‘’per ongeluk’’ afgaan van een sprinklerinstallatie.”

De opdracht

Door papieren batchrecords om te zetten naar een digitaal, gestructureerd en doorzoekbaar formaat, wordt de traceerbaarheid verbeterd. Ook verminderen we de foutkans en versnellen we kwaliteitsprocessen.

Het resultaat

Naast de besparing van ruimte doordat het fysieke archief niet meer nodig is, is het risico op het beschadigen van documenten een stuk kleiner geworden. “Bijkomend voordeel van digitaliseren is ook dat iedereen binnen ons bedrijf veel makkelijker toegang heeft tot dit archief. Voorheen moesten we de documenten uit het fysieke archief halen, wat veel meer tijd kostte. En het was foutgevoelig, bijvoorbeeld als documenten verkeerd teruggelegd worden.

Met de hulp van Karmac hebben we ons fysieke archief geoptimaliseerd en de toegang tot documenten verbeterd. Nu worden alle documenten fysiek opgeslagen bij Karmac, terwijl wij zeintern digitaal kunnen raadplegen. Dit heeft de efficiëntie in ons bedrijf aanzienlijk verhoogd en ons doel is dan ook zeker behaald.”

Waarom Karmac?

“We kozen voor Karmac toen ons archief vastliep en het oude systeem niet meer werkte.
Karmac legde duidelijk uit wat ze voor ons konden betekenen en kwam met een oplossing die
perfect aansloot bij onze behoeften. Hun aanpak was concreet en goed doordacht.
De samenwerking verliep zeer soepel. We hadden verschillende meetings waarin we afspraken
maakten en alles werd volgens plan uitgevoerd. We hadden altijd een vaste contactpersoon bij
Karmac die snel reageerde op al onze vragen en opmerkingen. Binnen een dag hadden we altijd
een antwoord, wat de communicatie bijzonder prettig maakte.
We raden Karmac zeker aan. De service is uitstekend, het eindresultaat is precies zoals we
gehoopt hadden, en de kwaliteit van de scans is hoog. Ook blijft het mogelijk om fysieke
documenten op te vragen, wat onze flexibiliteit behoudt. Kortom, Karmac heeft ons uitstekend
geholpen en we zijn zeer tevreden over het proces en de resultaten.’’

– Zobeir Amiri, QP / AQ Apotheker