Digitale persoonskaarten staan aan de basis van optimale dienstverlening

De Directie Protocol en Gastlandzaken van het ministerie van Buitenlandse Zaken beheert de persoonsgegevens van de mensen die in Nederland werken voor ambassades, consulaten en internationale organisaties. Grotendeels gebeurt dat beheer geautomatiseerd in een database maar een deel is alleen op papieren kaarten beschikbaar.  Om de dienstverlening te verbeteren besloot de directie om het papieren archief, dat nog altijd veelvuldig geraadpleegd werd, te digitaliseren. In samenwerking met Karmac zijn zo’n 100.000 persoonskaarten gedigitaliseerd.

Daniël Lekatompessy is met zijn 30 dienstjaren op het ministerie van Buitenlandse Zaken een ervaren kracht. Hij is werkzaam bij de Directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) als informatiemanager. DPG is verantwoordelijk voor het regeringsprotocol en uitvoering van het zgn. Nederland gastlandbeleid als het gaat om ambassades en internationale organisaties

[1]. De directie is verder belast met de organisatie van alle inkomende officiële bezoeken op het niveau van staatshoofd en regeringsleider. Ook is zij betrokken bij de organisatie van staatsbezoeken. DPG heeft tevens een faciliterende rol voor ambassades (in Den Haag en Brussel) , consulaten en internationale organisaties zoals Europol, de OPCW en het internationaal strafhof, die allen in Nederland zijn gevestigd.

Persoonsgegevens van medewerkers

In dit kader ziet DPG toe op de uitvoering van de zgn. Verdragen van Wenen en de zetelovereenkomsten met internationale organisaties [2]. Dat betekent onder andere dat persoonsgegevens van medewerkers binnen die organisaties worden vastgelegd, zodat duidelijk is wie er werkzaam zijn bij ambassades, consulaten en internationale organisaties. “Zo hebben we in de eerste plaats een compleet beeld van wie er allemaal zijn en waar zij werken. In de tweede plaats zijn wij zo in staat privileges en immuniteiten adequaat en volgens de letter van internationale verdragen te beheren. Deze medewerkers hoeven bijvoorbeeld geen belasting te betalen en genieten (strafrechtelijke) immuniteit, maar dat moet wel ergens geregistreerd staan. We hebben het al met al over een populatie van op dit moment zo’n 25.000 mensen”, vertelt Daniël Lekatompessy.

Kleinformaat kaarten

Halverwege de jaren ’90 van de vorige eeuw is de organisatie overgestapt op digitaal registreren en vastleggen van deze persoonsgegevens. Daarvòòr werden gegevens op kleinformaat kaarten genoteerd; eerst nog met de hand, later via de typemachine. De carrière van de buitenlandse medewerkers werd op deze kaarten bijgehouden: van de datum van indiensttreding tot nieuwe functies en datum van vertrek. Als de kaart vol was, niet ondenkbaar vanwege de lange loopbanen van die tijd, werd er een nieuwe kaart aan vast gehecht. Net zoals met pasfoto’s gebeurde, overigens. Gemeentes nemen in het geval van vragen contact op met DPG.

Papierarm werken

“Je moet je bedenken dat al deze mensen in Nederland werken en dus rechten kunnen opbouwen volgens Nederlandse wetgeving. Denk aan pensioenrechten of in het kader van sociale zekerheid. Wanneer deze ‘gepriviligieerden’ of hun tussenpersoon zich melden en hun opgebouwde rechten opvragen, willen wij die snel kunnen leveren. Je kunt je voorstellen dat het zoeken in dat fysieke archief vol met papieren persoonskaarten een tijdrovende klus was. Daar wilden wij van af”, aldus Lekatompessy. “Dat was de belangrijkste reden voor de beslissing om het complete archief met papieren persoonskaarten te digitaliseren.” Daar komt bij dat men op het ministerie de ruimte die het archief in beslag nam, toch een aantal postkarren vol, beter kon gebruiken. Dat had ook te maken met een op handen zijnde verhuizing en het streven naar papierarm werken.

Metadatering en indexering

DPG vroeg zich vervolgens af wat de beste methode was om de kaarten te scannen, toch ongeveer 100.000 stuks. Uiteindelijk was het aanbod van Karmac kwalitatief het beste en viel de keuze op Karmac Informatie & Innovatie. “We hebben het eerst zelf geprobeerd om een productieomgeving te realiseren met een scanstraat en een proces. Maar al snel bleek dat we de benodigde expertise niet in huis hadden. Je moet nadenken over het bepalen van de juiste metadatering en indexering, zodat het zoeken en vinden van de informatie uiteindelijk gebruikersvriendelijk wordt. We hebben aan de voorkant veel tijd besteed en veel overleg gehad met Karmac om de juiste keuzes te maken. Zoeken op naam blijft leidend, niet op functie bijvoorbeeld. Verder hebben we gezamenlijk scan- en werkinstructies opgesteld, zodat het productieproces bij Karmac vlot kon verlopen. De investering in tijd vooraf heeft er wel voor gezorgd dat de digitalisering vervolgens in één keer door kon gaan.”

Digitale archiefsysteem

Het image van de gescande kaart is tezamen met de data in één record opgeslagen. In dit format zijn alle bestanden geïmporteerd in het digitale archiefsysteem van de Directie Protocol en Gastlandzaken. Medewerkers van de directie kunnen nu heel eenvoudig en snel de juiste bestanden en informatie terugvinden en dat betekent een forse impuls voor de dienstverlening. “Een optimale dienstverlening richting gepriviligieerden en de internationale organisaties is hiermee gegarandeerd. En dat is belangrijk voor een gunstig vestigingsklimaat, dat we als Nederland toch willen creëren. Dat  is belangrijk om grote internationale organisaties binnen te halen, zoals het European Medicines Agency (EMA). Dat begint bij een goede dienstverlening. Met het digitaliseren van de persoonskaarten van gepriviligieerden en de processen erom heen hebben we daar een mooie bijdrage aan geleverd”, weet Lekatompessy.

Kwaliteit van de output is uitstekend

Hij is tevreden over de samenwerking met Karmac. “Uit de offerte kwamen kennis, ervaring en kwaliteit naar voren. We wisten dat we te maken hadden met een partij die ons verder kon helpen en dat is gedurende het project ook bevestigd. Het lijkt simpel, het scannen van persoonskaarten, maar de handgeschreven exemplaren en ook de aan elkaar gehechte kaarten vergen toch de nodige aandacht. De kwaliteit van de output is uitstekend. Het resultaat is dat de Directie Protocol en Gastlandzaken een omvangrijk papieren archief digitaal toegankelijk heeft gemaakt, zodat medewerkers sneller en prettiger kunnen werken. En dat zie je terug in een betere dienstverlening”, besluit Lekatompessy.

[1]Zie ook: https://www.iob-evaluatie.nl/publicaties/brieven/2018/06/22/421-%E2%80%93-beleidsreactie
[2]

het Verdrag van Wenen inzake Diplomatiek Verkeer van 1961 en het Verdrag van Wenen inzake Consulair Verkeer van 1963 en zie Verdragenbank