Bestanden veilig en correct overzetten naar een nieuw systeem
Wanneer u overstapt naar een nieuw digitaal systeem, moeten bestaande bestanden meeverhuizen. De bestanden moeten op een bepaalde plaats in het systeem landen en de bestanden moeten de juiste informatie mee krijgen. Dit proces noemen we een digitale conversie. Het doel is eenvoudig: uw informatie correct, volledig en veilig beschikbaar houden en overzetten; ongeacht waar u mee werkt.
✔ Binnen 24 uur reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
Wanneer is digitale conversie nodig?
Digitale conversie komt voor bij systeemvernieuwing, fusies of wanneer software niet langer wordt ondersteund. Denk aan de overstap naar een nieuw zaaksysteem, HR-omgeving of e-depot (digitale archiefoplossing voor langdurige opslag). Het kan ook voorkomen dat u van ongestructureerde data, gestructureerde data wilt maken.
Ook wanneer meerdere bronnen samengevoegd worden, is een zorgvuldige conversie noodzakelijk om informatie compleet en vindbaar te houden.
Wat maakt dit proces gevoelig?
Bij een digitale conversie kan informatie verloren gaan als deze niet zorgvuldig wordt uitgevoerd. Denk aan documenten die niet meer openen, ontbrekende dossiers of metadata (informatie over het bestand, zoals naam, datum en dossiernummer) die verdwijnt.
Daarnaast speelt privacy een grote rol, zeker wanneer persoonsgegevens worden verwerkt. De conversie moet voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Een gecontroleerde aanpak voorkomt fouten die later moeilijk te herstellen zijn.
Praktijkvoorbeelden
Elke sector kent eigen eisen, maar de basis is hetzelfde: informatie moet kloppen, veilig zijn en toegankelijk en volledig blijven.
Digitale conversie speelt onder andere bij:
Gemeenten
Die overstappen naar een nieuw zaaksysteem.
Zorgorganisaties
Die werken met een nieuw EPD (Elektronisch Patiënten Dossier)
Culturele instellingen
Die collectiegegevens overdragen naar een e-depot.
HR-afdelingen
Die personeelsdossiers verplaatsen naar moderne software of een nieuw softwaresysteem, zoals Afas.
Verschillende bestandsextensies
Digitale bestanden kunnen in veel verschillende formaten worden opgeslagen. Elk formaat heeft een eigen extensie, zoals .pdf bij een PDF-bestand. Binnen één bestandssoort bestaan soms ook varianten. Een voorbeeld is PDF/A, een PDF-formaat dat geschikt is voor langdurige digitale opslag, speciaal voor archivering.
Wanneer u overstapt naar een ander systeem of uw digitale archief wilt standaardiseren, kan het nodig zijn om bestanden om te zetten naar een nieuw formaat. Karmac verzorgt deze conversie zorgvuldig. Daarbij kunnen wij ook metadata (kenmerken en beschrijvende gegevens bij een bestand) en bestandsnamen aanpassen, toevoegen of één-op-één overnemen.
Indien gewenst voegen wij ook OCR-tekstherkenning (tekstherkenning waardoor uw Pdf-bestanden doorzoekbaar zijn) toe. De bestanden worden vanuit uw huidige applicatie aangeleverd, door Karmac geconverteerd en vervolgens klaargezet voor veilige import in uw nieuwe systeem.
Cases
Veelvoorkomende valkuilen
In de praktijk zien we dat fouten vooral ontstaan wanneer bestanden zonder controle worden overgezet. Dan raken dossiers zoek, is naamgeving niet consistent, of gaat metadata verloren. Daarnaast gaat ongestructureerde data of documenten die bijvoorbeeld niet aanwezig mag zijn in het dossier (door bijvoorbeeld de bewaartermijn) ook over en dat is zonde.
Een zorgvuldige voorbereiding, een testomgeving en kwaliteitscontroles voorkomen deze risico’s.
Veiligheid en wet-en regelgeving
Bij digitale conversie gelden wettelijke verplichtingen. Zo bepaalt de Archiefwet hoe informatie bewaard mag worden en onder welke voorwaarden. En omdat veel documenten persoonsgegevens bevatten, moet de verwerking voldoen aan de AVG. Dit vraagt om aantoonbare zorgvuldigheid en beveiliging. Wij zijn gecertificeerd volgens:
Veelgestelde vragen
Kunnen bestandsnamen en mappen bewaard blijven?
Ja, we behouden structuur en naamgeving, tenzij u kiest voor opschoning.
Wat gebeurt er als oude bestanden niet meer openen?
We testen vooraf en herstellen of converteren deze waar mogelijk.
Hoe wordt veiligheid geborgd?
We werken volgens ISO 27001 (informatiebeveiliging) en de AVG
Kunnen jullie OCR toevoegen?
Ja, wij kunnen bestanden doorzoekbaar maken met OCR-tekstherkenning.
Ondersteuning is van belang: wij helpen u graag!
Externe ondersteuning is waardevol wanneer grote hoeveelheden bestanden moeten worden omgezet, meerdere systemen betrokken zijn, of wanneer zorg voor privacy en compliance essentieel is.
Karmac begeleidt dit proces stap voor stap, zodat uw organisatie veilig en gecontroleerd kan overstappen.
U ontvangt binnen 24 uur een reactie van een van onze experts.