Digitaal archiveren

  • Digitaal archiveren werkt kostenbesparend
  • U heeft altijd een actuele versie van elk bestand voorhanden
  • U kunt alle benodigde informatie snel opzoeken

Fysieke archieven zijn niet meer van deze tijd, zijn tijdrovend en nemen veel ruimte in. Laat daarom uw archieven digitaliseren door Karmac. Uw documenten zijn op die manier altijd en overal toegankelijk.

Een papieren archief wordt langzaam maar zeker minder belangrijk. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om alle bestanden direct digitaal te archiveren. Een verstandige keuze, want digitaal archiveren biedt vele voordelen voor elke onderneming:

Is uw organisatie klaar om over te stappen naar digitaal archiveren? Plan een vrijblijvend adviesgesprek in met onze specialisten:

Kostenbesparing door digitaal archiveren

Een volledig digitaal archief is goedkoper dan een fysiek archief. U heeft namelijk geen kosten meer aan het onderhouden van de fysieke archiefruimte. Het is ook niet langer nodig om archiefmedewerkers aan te nemen om het archief te beheren. Wanneer u overschakelt naar een volledig digitaal archief is wel een investering nodig op het gebied van software. Daarnaast moet uw huidige archief gedigitaliseerd worden. Deze éénmalige kosten wegen echter niet op tegen de maandelijkse kosten van een fysiek archief.

Altijd een actuele versie van elk document

Met digitaal archiveren zorgt u ervoor dat u altijd een up-to-date versie van elk document tot uw beschikking heeft. U loopt niet langer het risico dat de meest recente versie nog ergens ‘zweeft’ in de organisatie. Een duidelijke versiebeheer van een digitaal archief maakt het daarnaast mogelijk om oudere versies op te vragen en revisies in te zien.

Vragen?

We helpen je graag.

Bel: 0320 286 959

Neem contact op

Neem contact op

Deze organisaties kiezen voor Karmac I&I

Digitaal archiveren bespaart tijd

Door uw bestanden digitaal te archiveren bespaart u tijd. Een geüpdatet bestand  kunt u namelijk direct verwerken in het gedigitaliseerde archief. Het bestand hoeft dus niet gearchiveerd te worden door een archiefmedewerker. Ook bij het opvragen bespaart u tijd. Door de eenvoudige zoekfunctie van een digitaal archief vindt u snel de juiste documenten.

Uw bestanden veilig digitaal archiveren

Wanneer uw bedrijf overgaat naar digitaal archiveren profiteert u van een veilig archief. Er wordt namelijk altijd een back-up gemaakt van het digitale archief. Wanneer de server dan onverhoopt crasht, blijft het digitale archief behouden. Een digitaal archief biedt in dit opzicht veel meer zekerheid dan een fysiek archief. U loopt namelijk niet langer het risico dat het volledige archief verloren gaat door een calamiteit.

Uw fysieke archief na het digitaal archiveren

Wanneer uw archief volledig digitaal gearchiveerd is, kan het in principe vernietigd worden. Soms is het echter noodzakelijk om bepaalde documenten ook in een fysiek archief te bewaren, bijvoorbeeld omdat dit een eis is in de archiefwet. Voor deze specifieke documenten is het niet kostenefficiënt om een volledig archief te beheren. U kunt dan gebruik maken van archiefopslag i.c.m. Scanning on Demand via Karmac Facilitair.

Stap over op digitaal archiveren

Digitaal archiveren heeft vele voordelen voor uw onderneming. U bespaart tijd en kosten. Daarnaast geniet u van extra veiligheid en van duidelijk versiebeheer.

Wanneer uw bedrijf gebruik gaat maken van een digitaal archief is het belangrijk dat uw huidige bestanden veilig digitaal gearchiveerd worden. Karmac Informatie en Innovatie is u hierbij graag van dienst. Neem contact op met één van onze specialisten via 0320 286 959 of stuur een e-mail naar info@karmac.nl.

Digitaal archiveren in een moderne onderneming

Wanneer uw bedrijf de overstap maakt naar digitaal archiveren betekent dit vaak een aanpassing in het werkproces. Zeker in de beginfase is het van belang dat u goed in beeld heeft hoe het digitaal archiveren in uw organisatie opgenomen moet worden en dat u uw medewerkers intensief begeleidt in de aangepaste werkprocessen.

Draagvlak creëren en de medewerkers opleiden in het nieuwe digitale archiveren is extra belangrijk omdat archivering allang niet meer alleen aan het einde van een traject aan bod komt. Vroeger werd een zaak afgehandeld en werd toen pas het volledige dossier in één keer naar het archief gebracht. Deze werkwijze behoort definitief tot het verleden door digitaal archiveren. Een digitaal archief maakt tegenwoordig deel uit van de actieve bedrijfsvoering. Dit betekent dat elke stap die gemaakt wordt bijna in realtime opgenomen kan worden in het digitale archief.

Deze moderne werkwijze brengt wel een aanvullende uitdaging met zich mee wanneer een organisatie steeds meer communicatiekanalen gaat gebruiken in de werkwijze. Fysieke documenten moeten worden gescand en gearchiveerd, e-mails moeten opgenomen worden in het digitale archief en zelfs WhatsApp communicatie moet in bepaalde gevallen gearchiveerd worden.

Digitaal archiveren brengt vele voordelen met zich mee, maar het is van groot belang dat het volledige traject goed geïmplementeerd en begeleid wordt. Karmac Informatie en Innovatie helpt u hiermee. Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan met één van onze specialisten via 0320 286 959 of stuur een e-mail naar info@karmac.nl.

Tips voor digitaal archiveren

Om van digitaal archiveren binnen uw onderneming een groot succes te maken is het belangrijk om een aantal zaken goed in beeld te bellen. Wij geven u graag enkele tips voor een succesvolle implementatie van digitaal archiveren.

1. Stel prioriteiten

2. Voer de werkwijze gefaseerd in

3. Bepaal de eisen van het digitale archief

4. Zorg voor draagvlak

5. Laat u bijstaan door een ervaren partij

Start ook met digitaal archiveren

Met een goed opgezette strategie voor digitaal archiveren kunt u mooie resultaten behalen binnen uw onderneming. Karmac Informatie en Innovatie helpt u graag met de noodzakelijke stappen om digitaal archiveren succesvol te implementeren. Neem contact op met één van onze specialisten voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Vragen?

We helpen je graag.

Bel: 0320 286 959

Neem contact op

Neem contact op

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2024 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring
0320 286 959 Contact