Clïentendossiers digitaliseren

Clïentendossiers hebben een vastgestelde wettelijke bewaartermijn. Daarnaast is de informatie in het dossier vaak gevoelig en stelt de AVG-wetgeving hier een reeks aan eisen aan. Karmac ontzorgt organisaties hierin volledig en maakt de cliëntendossiers gemakkelijk toegankelijk voor de personen die hier rechten toe hebben. Na het duurzame digitaliseringsproces is het dossier ten alle tijden gemakkelijk doorzoekbaar met OCR.

Cliëntendossiers digitaliseren voor een snellere en veiligere dienstverlening

Karmac beseft als geen ander dat geen enkele organisatie hetzelfde is. Daarom bepaalt Karmac samen met u welke optie het beste op uw organisatie aansluit. Gebaseerd op uw eisen en wensen, denk daarbij aan een Paper – less Office en-/of er simpelweg geen ruimte meer voor de dossiers is. De meest simpele en voordelige manier van verwerken is om het volledige dossier te scannen en uit te leveren als één dossier, ook wel een multipage PDF. Echter biedt Karmac u scala aan mogelijkheden, waarmee u meer uit de inhoud van de dossiers haalt, te weten:

1. Karmac neemt de bestaande indeling over, bijvoorbeeld de tabstroken, inclusief naamgeving.
2. Karmac classificeert de inhoud (digitaal) en deelt het dossier opnieuw in.
3. Karmac schoont het dossier op. Documenten die niet in een dossier horen, zoals interne communicatie en aantekeningen, worden fysiek verwijderd.

Waarom dossiers van patiënten digitaliseren?

Patiëntendossiers digitaliseren vergemakkelijkt onder andere de uitwisseling van gegevens wanneer patiënten elders behandeld worden. Ook is met digitale patiëntendossiers geen fysieke opslagruimte meer nodig. Naast deze voordelen is het digitaliseren van patiëntendossiers financieel voordeliger dan het bijhouden van fysieke dossiers.

Voordelen van digitalisering van de cliëntendossiers door Karmac

• Dossiers zijn plaats-onafhankelijk te delen, raadplegen en doorzoeken.
• De (operationele) kosten worden verlaagd en de servicesnelheid verhoogd (ook intercollegiaal).
• Ruimtebesparing: originele documenten kunnen na scanning vernietigd worden of bij Karmac M&R worden opgeslagen.
• Gemakkelijk doorzoekbare dossiers middels OCR.
• Gemakkelijk en veilig delen van de inhoud van de poststukken.
• Uit te leveren in vrijwel ieder DMS systeem, zoals elektronisch patiëntendossier (EPD), ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) en huisartsinformatiesysteem (HIS).
• Privacy van de gegevens gewaarborgd.
• Tijdens het digitaliseringsproces te allen tijde toegang tot de dossiers.
• Scannen van de dossiers op de documentcampus te Lelystad of op een door u gewenste locatie.

Gegevens snel gevonden met metadata

Door digitale patiëntendossiers te voorzien van metadata, vindt u snel het dossier van uw patiënt. Wij digitaliseren ieder patiëntendossier als PDF en voorzien het document van een specialisme en een datum. Aan de hand van zogenoemde Optical Character Recognition (OCR) worden digitale patiëntendossiers volledig doorzoekbaar. De OCR software zet alle tekst namelijk om in metadata, waardoor het doorzoeken van patiëntendossiers geen tijdrovende klus meer hoeft te zijn.

Laat uw patiëntendossiers digitaliseren door Karmac

Benieuwd naar hoe Karmac dit voor u uitvoert? Digitaliseringsspecialist Lyanca Hendriks kijkt graag samen met u naar de beste oplossing en beantwoordt al uw vragen.

Karmac voert deze werkzaamheden uit met ISO 9001/26001/27001, enkel met werknemers met geldige VOG-verklaring en een verwerking volledig in eigen beheer, binnen Nederland op de Karmac Document Campus te Lelystad.