Medische dossiers
Medische dossiers digitaliseren
Karmac digitaliseert uw medische dossiers, zoals patiënten-, cliënten en voogdijdossiers veilig, snel en professioneel. Het digitaliseren zorgt voor het stroomlijnen van uw interne processen.
De dossiers zijn eenvoudig toegankelijk voor de medewerkers die hiervoor geautoriseerd zijn. Het bewerken en digitaliseren minimaliseert de kans op fouten bij het doorgeven of versturen van dossiers.
✔ Binnen 24 uur reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
De bewaartermijn van medische dossiers
Medische dossiers hebben een vastgestelde wettelijke bewaartermijn. Deze bewaartermijnen kunnen, afhankelijk van het type dossier, oplopen tot wel 115 jaar. Er zijn bijvoorbeeld cliëntdossiers die 20 jaar bewaard moeten worden, maar voor academische ziekenhuizen gelden soms bewaartermijnen van 115 jaar.
Naast de minimale bewaartermijn, zijn er redenen waarom u de dossiers langer mag bewaren. Bijvoorbeeld als een arts de gegevens langer nodig heeft of voor wetenschappelijk of statistisch onderzoek.
Raadplegen van uw medische dossiers
Het is belangrijk dat u snel toegang heeft tot het dossier op het moment dat het nodig is. Bijvoorbeeld bij het uitwisselen van de gegevens van uw patiënt of cliënt. Karmac realiseert dit voor u door het bewerken en/of digitaliseren van de dossiers. De dossiers worden op een passend niveau gedigitaliseerd en met OCR tekst doorzoekbaar gemaakt. De gegevens waar u op zoekt bepalen het niveau van digitaliseren. In samenspraak met uw softwareleverancier zorgt Karmac ervoor dat de dossiers snel en eenvoudig digitaal toegankelijk zijn.
Karmac levert per dossier of document binnen het dossier een bestand uit. De metadata, zoekvelden waarop uw medewerker kan zoeken, worden zo aangeleverd dat uw softwareleverancier de bestanden en metadata aan elkaar kan koppelen. Karmac levert uit in vrijwel ieder ZIS (Ziekenhuis Informatie Systeem), HIS (Huisarts Informatie Systeem) of EPD (Elektronisch Patiënten Dossier).
Het proces & toegankelijkheid documenten
Karmac haalt uw dossiers veilig en discreet op met onze eigen transportservice. Na ontvangst worden de documenten zorgvuldig voorbereid en gedigitaliseerd volgens de hoogste kwaliteits- en veiligheidsnormen. Gedurende het volledige digitaliseringsproject behoudt u via onze Opvraagservice directe toegang tot uw documenten. Heeft u tussentijds een dossier nodig? Dan kunt u dit eenvoudig en snel opvragen bij Karmac, zodat uw bedrijfsprocessen ongestoord doorgaan. Na afronding ontvangt u een gestructureerd digitaal archief, volledig conform wettelijke richtlijnen en klaar voor toekomstig gebruik.
Screenen medische dossiers
Medische dossiers bevatten zeer gevoelige informatie, die met zorg behandeld moet worden. Het kan voorkomen dat documenten in een verkeerd dossier terecht zijn gekomen, zogeheten ‘vermengingen’. De controle op vermengingen binnen het dossier, het screenen, kan Karmac uitvoeren binnen het project. Hierbij wordt slimme software ingezet, gecombineerd met getrainde medewerkers.
Door uw dossiers te laten screenen zorgt u ervoor dat u zonder zorgen het dossier digitaal ter beschikking kunt stellen.
Digitaliseer uw medische dossiers
Voorkom verlies, win gemak en plan vandaag nog een gratis adviesgesprek.
U ontvangt binnen 24 uur een reactie van een van onze experts.
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen over het digitaliseren van patiënten- en cliëntendossiers.
Waarom zou ik mijn medische dossiers laten digitaliseren?
Digitalisering zorgt voor veilige opslag, snelle toegankelijkheid en vermindert de kans op fouten bij het doorgeven of versturen van dossiers. Daarnaast zijn de rechten op degene met toegang tot de digitale dossiers goed in te richten.
Hoe wordt de informatieveiligheid gewaarborgd tijdens het proces?
Medische dossiers bevatten gevoelige informatie en informatieveiligheid is hiervoor essentieel. Karmac hanteert strikte beveiligingsmaatregelen en voert controles uit om vermengingen te voorkomen. Daarnaast heeft Karmac de ISO27001 certificering. Wanneer u contact opneemt, kunnen wij u nog veel meer vertellen over het waarborgen van de informatieveiligheid.
Hoe krijg ik toegang tot mijn digitale medische dossiers?
Karmac levert de medische dossiers uit aan uw softwareleverancier, op de wijze die de softwareleverancier nodig heeft om een volledige, goede import te kunnen doen in het systeem.
Schonen jullie de medische gegevens ook?
Dat is zeker een mogelijkheid. We kijken graag met u mee naar uw type archief, en welke schoningsregels hierop van toepassing zijn, om zo tot een concreet plan van aanpak te komen voor uw archief.
Wat gebeurt er met de papieren originelen na digitalisering?
Deze kan Karmac veilig voor u opslaan bij KarmacM&R of gecertificeerd vernietigen.