Karmac Informatie & Innovatie heeft met groot succes de digitalisering van de personeelsdossiers voor het Tergooi Ziekenhuis in Blaricum volbracht. Karmac heeft voor Tergooi voorts een workflow ingericht, waardoor de gedigitaliseerde personeelsbestanden direct en automatisch inzichtelijk zijn in de geautomatiseerde personeelsadministratie van Tergooi.
De opdracht aan Karmac kwam tot stand nadat Tergooi eerder dit jaar het softwarepakket Youforce van Raet had aangeschaft. Daardoor ontstond de wens om alle personeels- en maatschappelijke dossiers te digitaliseren en deze op te nemen in de digitale HR-processen.
Karmac Account Director Nadine Jongeneelen-Swaan adviseerde om de dossiers te digitaliseren op documentniveau waardoor er een optimale koppeling kon worden gemaakt met Youforce van Raet. Nadine Jongeneelen-Swaan: “Belangrijk punt was het verschil in opvraagbehoeften tussen de reguliere personeelsdossiers en de actieve diverse dossiers, zoals externe, vrijwilligers, stagiaires, inhuur en de detachering. Door op documentniveau te scannen kreeg Tergooi de mogelijkheid om digitaal hun dossiers op te schonen en autorisaties aan te brengen. Voordeel hiervan is dat op deze wijze de digitalisering voldoet aan de wet en regelgeving en hierdoor fysiek vooraf schonen van de dossiers onnodig werd.”
Belangrijk element voor Tergooi was de haalbaarheid van het project en of dit binnen de gestelde termijnen uitgevoerd kon worden. Nadine Jongeneelen-Swaan: “Bovendien boden wij Tergooi de mogelijkheid om haar dossiers te allen tijde op te vragen. Dit zodat de medewerkers van Tergooi zo min mogelijk last van het digitaliseringproces ondervonden.”
De gezamenlijke doelstelling was dat er snel na aanvang van het project de actieve dossiers op documentniveau konden worden geraadpleegd. Daardoor kon er voor worden gezorgd dat verdere modules zonder problemen konden worden uitgerold en de medewerkers zeer snel weer digitaal toegang kregen tot hun personeelsdossiers.
Nadine Jongeneelen-Swaan: "De wensen van Tergooi en het gemak voor de medewerkers stonden hierin voorop. Tergooi, Raet en Karmac zijn er gezamenlijk in geslaagd om aan deze wensen te voldoen.“
Als eindcijfer ontving Karmac een dikke 8.5 van Tergooi met als opmerking: “De communicatie was heel erg goed. De dienstverlening en de reactie waren goed en snel. De goede dienstverlening en de uitstekende reactiesnelheid van Karmac hebben bijgedragen aan het goede resultaat''.
Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.