Professionele Digitalisering van Archieven
Archief digitaliseren: wat is dat?
Het digitaliseren van archieven houdt in dat we van een analoog stuk (papier, microfilm, dia, foto, etc.) een digitaal bestand maken door middel van het scannen (digitaliseren) ervan. Eigenlijk maak je dus van een fysiek document een digitaal bestand.
Bij de digitalisering van archieven is het belangrijk om goed te kijken naar het type archief, hoe we ervoor kunnen zorgen dat u het digitaal eenvoudig terugvindt, dat het voldoet aan de AVG, de Archiefwet en aan uw eigen aanvullende wensen en eisen. Al dit soort zaken beïnvloeden de werkwijze die we volgen en ook de investering. Omdat ieder project weer een unieke aanpak heeft, kijkt onze adviseur graag vrijblijvend met u mee naar de mogelijkheden.
✔ Binnen 24 uur reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
Digitalisering van uw archief: waarom?
De 5 meest voorkomende redenen om archieven te digitaliseren zijn:
Efficiënter werken
Kosten besparen
Ruimte besparen
Minder risico
Op het kwijtraken en beschadigen van archieven.
Voldoen aan de wetgeving
Zoals de archiefwet en AVG
Type archief en staat van het archief
We digitaliseren archief vanaf circa 1.300 tot nu, daardoor komen we heel veel verschillende soorten archief tegen. Per type archief kijken we welke scanner het beste ingezet kan worden. Voor kwetsbare boeken gebruiken we een speciale boekenwipscanner, eventueel met speciale extra tafel als het boek niet meer helemaal 180 graden open kan.
We digitaliseren ook veel archieven met daarin (technische) tekeningen, waarvoor we een tekeningscanner inzetten. Dit kan een doorvoer-tekeningscanner zijn, of een stationaire scanner als het kwetsbare tekeningen zijn.
Voor grote aantallen dossiers die hoofdzakelijk uit A4 formaat documenten bestaan, gebruiken we reguliere doorvoerscanners. Deze projecten zijn vaak snel te realiseren. Soms moeten de dossiers nog scanklaar gemaakt worden, of zelfs inhoudelijk opgeschoond. Voor deze werkzaamheden zijn voldoende ervaren medewerkers in dienst bij Karmac die dit met zorg voor u uitvoeren.
Omvang en formaat van het archief
Allereerst kijken we naar de hoeveelheid. Er wordt vaak in strekkende meters gerekend. Daarnaast onderzoeken we bijvoorbeeld het aantal blaadjes (tot en met A3 formaat) en eventueel ook het aantal tekeningen wat in het archief voorkomt. Soms hebben bepaalde papierformaten een andere scanner nodig om het archief goed te kunnen digitaliseren. De aantallen en omvang bepalen samen hoelang het project gaat duren en hebben een grote invloed op hoe we het project gaan aanpakken.
Uw archief digitaliseren?
Er zijn veel zaken die invloed hebben op de digitalisering van archieven. En daarmee zijn er dus ook meerdere werkwijzen. Samen gaan we in overleg en bepalen het proces. We volgen deze 6 stappen:
1
Bepalen van de archiefomvang
2
We bekijken het type archief
3
Bepalen van de staat van het archief
4
Vaststellen van wensen
5
Verdeling- en overleg werkzaamheden
6
We gaan aan de slag!
Terugvindbaarheid van uw digitale archief
Een digitaal archief is alleen maar nuttig als de bestanden goed terug vindbaar zijn. We hebben het dan over de toegankelijkheid van het digitale archief. Onze adviseur stemt samen met u af op welke informatie u digitaal wilt zoeken – we noemen dit ook wel de ‘primaire zoekingang’. Voor een bouwdossier geldt een andere primaire zoekingang dan voor een zorgdossier, of voor (technische) tekeningen. We kijken samen naar welke informatie al beschikbaar is, en welke bij de digitalisering van uw archief nog moet worden toegekend. Soms kan dit automatisch, in andere gevallen zijn hier handmatige acties voor nodig. We leveren de metadata zo aan, dat u de bestanden goed kunt importeren in een eventuele applicatie en snel kunt terugvinden. Dit neemt onze adviseur uitgebreid met u door tijdens een eerste gesprek of bezoek.
Welke werkzaamheden zijn inbegrepen bij het project?
Bij de digitalisering van archieven is het van groot belang dat duidelijk is wat binnen de scope van het project valt. Per activiteit wordt dit nauwkeurig afgesproken en vastgelegd in een op maat gemaakte, vrijblijvende offerte. Dit gaat onder andere over:
Transport
Het transport van uw te digitaliseren archieven van en naar Karmac.
Inpakken
Het inpakken (indien nodig) van uw archief.
Scanklaar maken
Zoals ontnieten, plakken, toevoegen van barcodebladen en opschoning.
Kwaliteit
waarmee de digitalisering plaatsvindt
Metadata
De metadata die wordt toegekend.
Verwijderen blanco-pagina’s
om onnodige data-opslag te voorkomen.
Digitaliseren
Na digitalisering van het archief de documenten op zippel terugplaatsen en barcodebladen verwijderen.
Archief klaarzetten
Het archief klaarzetten voor import in een applicatie of uw interne schijf.
Digitaliseer uw archieven nu!
Voorkom verlies, win gemak en plan vandaag nog een gratis adviesgesprek.
U ontvangt binnen 24 uur een reactie van een van onze experts.