Alles wat je wilt weten over metadata

Alles wat je wilt weten over metadata

Metadata is een term die veel gebruikt wordt binnen de archiefwereld. En dat is maar goed ook, want alleen op basis van die metadata vinden we de juiste informatie. In dit artikel vertellen we je alles wat je over metadata wilt weten.

Neem contact op

✔ Binnen 3 werkdagen een reactie

Wat is beschrijvende metadata?

Met beschrijvende metadata wordt informatie bedoeld die iets zegt over de inhoud van een bestand. Dit kan bijvoorbeeld een dossier of een deel van een dossier zijn. Stel dat er bijvoorbeeld een bouwdossier gedigitaliseerd is, dan kan de beschrijvende metadata vertellen: wat het adres is waar het dossier over gaat, wanneer de vergunning is afgegeven en wie de aanvrager was. Bij een personeelsdossier kan de beschrijvende metadata bijvoorbeeld inhouden: voor- en achternaam, geboortedatum en personeelsnummer. Beschrijvende metadata is informatie waar je op zoekt om informatie te vinden binnen een (digitaal) archief. 

Welke vragen zijn belangrijk bij metadata en digitalisering?

Bij het digitaliseren van een archief is het essentieel om vooraf vast te stellen hoe de digitale bestanden goed teruggevonden kunnen worden. Soms zijn er ook bepaalde eisen, bijvoorbeeld vanuit de Archiefwet, aan hoe de metadata moet worden opgesteld.

Daarom stellen wij aan het begin van een project altijd de volgende vragen: 

Metadata koppelen: hoe gaat dat?

Beschrijvende metadata kan vaak gekoppeld worden op basis van een ‘databestand’ (of ‘inventaris’, ‘koppelbestand’). Een databestand is een bestand (bijvoorbeeld Excel of CSV) met informatie over het archief die u bij ons aanlevert. Vaak is dit per dossier, vergunning, of andere logische eenheid één regel. Door elke regel met informatie een uniek kenmerk te geven en dit unieke kenmerk ook voor het juiste deel van het archief te scannen, kan de metadata achteraf gekoppeld worden. Soms is niet alle metadata al beschikbaar. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de adresgegevens al wel beschikbaar zijn, maar de datum van de vergunning nog niet. Als u dit dan wel uitgeleverd wilt hebben, kunnen wij dit toevoegen. 

Het kan ook zijn dat er al metadata beschikbaar is, maar dat er nog een bewerking op gedaan moet worden. Bijvoorbeeld om de metadata te laten voldoen aan de AVG. In dat geval zetten we een archiefspecialist in om dat te bereiken. 

Metadata uitleveren: welke mogelijkheden zijn er?

Er zijn veel verschillende manieren om metadata uit te leveren en op de juiste manier te ‘verbinden’ aan de digitale bestanden. Dat is ook afhankelijk van waar de bestanden terechtkomen, bijvoorbeeld:

1. Op een interne schijf
2. In een EPD
3. In een zaaksysteem
4. In een andere applicatie

De ontvangende applicatie (of locatie), in combinatie met uw wensen en eisen én soms wet- en regelgeving, kijken we samen wat nodig is. We kunnen metadata bijvoorbeeld uitleveren door:

1. Een bepaalde opbouw van de bestandsnaam, en/of;
2. Het meeleveren van een CSV bestand, en/of;
3. Het uitleveren van een XML bestand, en/of;
4. Door informatie mee te leveren in XMP (in een PDF bestand). 

Relevante artikelen

Volledig archief digitaliseren of opslaan met scanning-on-demand?

Scanning-on-demand of volledige digitalisering: welke keuze past bij uw archief? Organisaties met omvangrijke archieven staan voor een strategische keuze: digitaliseren...

Lees Meer

Europese Richtlijn Loontransparantie: Onzichtbaar risico in personeelsdossiers

Per 1 januari 2027 wordt de Europese Richtlijn Loontransparantie (EU 2023/970) in werking gesteld. Dit betekent dat u – vanaf dat moment...

Lees Meer

Artikelen

Digitale transformatie van personeelszaken

In een tijdperk waarin technologie elk aspect van ons leven doordringt, ondergaat ook het domein van personeelszaken een ingrijpende verandering....

Lees Meer