Scanning-on-demand of volledige digitalisering: welke keuze past bij uw archief? Organisaties met omvangrijke archieven staan voor een strategische keuze: digitaliseren...
Lees Meer
Europese Richtlijn Loontransparantie: Onzichtbaar risico in personeelsdossiers
Per 1 januari 2027 wordt de Europese Richtlijn Loontransparantie (EU 2023/970) in werking gesteld. Dit betekent dat u – vanaf dat moment – kandidaten tijdens het wervings- en selectieproces niet meer mag vragen naar het salaris bij een vorige werkgever. In veel personeelsdossiers is die informatie echter wél al aanwezig. Wij vertellen u in dit artikel hoe Lees meer
Per 1 januari 2027 wordt de Europese Richtlijn Loontransparantie (EU 2023/970) in werking gesteld. Dit betekent dat u – vanaf dat moment – kandidaten tijdens het wervings- en selectieproces niet meer mag vragen naar het salaris bij een vorige werkgever.
In veel personeelsdossiers is die informatie echter wél al aanwezig. Wij vertellen u in dit artikel hoe u zoveel mogelijk risico vermijdt.
Waarom loonstroken van vorige werkgevers een risico vormen
Bij het opschonen en digitaliseren van personeelsdossiers komen we regelmatig ingescande indiensttredingssets tegen die als één bestand zijn opgeslagen. In deze bulkbestanden (zoals samengevoegde PDF’s) zitten bijvoorbeeld:
- Arbeidsovereenkomsten
- Kopieën van identiteitsbewijzen
- Indiensttredingsformulieren
- En regelmatig ook salarisspecificaties van vorige werkgevers
Die laatste categorie wordt per 1 januari 2027 niet meer toegestaan door de nieuwe wetgeving.
Het probleem van samengevoegde documenten in een digitaal personeelsdossier
Deze documenten zijn vaak samengevoegd tot één dossierbestand. Daardoor ontstaan twee concrete AVG- en compliance-risico’s bij het beheer van digitale personeelsdossiers:
- Verschillende AVG-bewaartermijnen door elkaar: Documenten die u wettelijk moet bewaren zitten vast aan documenten die u vanwege verlopen bewaartermijnen al had moeten vernietigen.
- Niet-toegestane informatie is lastig te verwijderen: Omdat alles in één bulkbestand zit, kunt u niet eenvoudig een specifiek document (zoals een oude loonstrook) verwijderen zonder het gehele bestand handmatig te bewerken.
Met de komst van de Richtlijn Loontransparantie vergroot dit het risico: u bewaart mogelijk privacygevoelige informatie die u wettelijk niet meer in uw bezit mag hebben.
Niet-compliant personeelsdossiers in historische en fysieke archieven
Het risico op niet-compliant data beperkt zich niet tot recente of actieve personeelsdossiers in uw huidige e-HRM-systeem. In de praktijk zien we dat niet-toegestane salarisinformatie ook nog veelvuldig voorkomt:
- In fysieke, papieren personeelsdossiers
- In historische categorieën in het hrm-softwarepakket
- In digitale personeelsdossiers die op een netwerkschijf geplaatst staan
Deze plekken worden vaak minder kritisch beoordeeld, terwijl de inhoud daar niet minder relevant is vanuit AVG- en wetgevingsoogpunt.
Dit betekent dat het opschonen van personeelsdossiers breder moet plaatsvinden dan alleen het actieve dossier. Ook historische digitale dossiers en fysieke HR-archieven moeten hierin worden meegenomen.
Heeft u nog een fysiek personeelsdossier? Dan is dit hét moment om uw personeelsdossiers te digitaliseren
Bij fysieke, papieren dossiers speelt dit vraagstuk nog nadrukkelijker. Daar zijn documenten vaak fysiek samengevoegd en is gericht opschonen erg lastig en tijdrovend voor uw eigen organisatie.
Het digitaliseren van uw HR-archief biedt hier een logisch moment om:
- Documenten digitaal te scheiden en te structureren op documentniveau
- Niet-toegestane informatie (zoals salarisgegevens van vorige werkgevers) gericht te verwijderen
- En direct een duidelijke, AVG-proof mappenstructuur aan te brengen
Daarmee maakt u de dossiers niet alleen beter toegankelijk, maar zorgt u er ook voor dat u werkt met een digitaal personeelsdossier dat voldoet aan de actuele wet- en regelgeving.
Wat betekent de Richtlijn Loontransparantie voor het inrichten van personeelsdossiers?
Om compliant te blijven met de Richtlijn Loontransparantie en de AVG is het noodzakelijk om personeelsdossiers anders in te richten:
- Bulkbestanden opsplitsen: Zorg voor het ontkoppelen van samengevoegde PDF’s naar losse, individuele documenten.
- Documenten logisch categoriseren: Deel bestanden in op basis van documenttype.
- Inhoudelijk beoordelen: Controleer wat wel en niet bewaard mag blijven volgens de wettelijke bewaartermijnen.
Waarom u nú uw personeelsdossiers moet schonen en herstructureren
Veel organisaties zijn momenteel bezig met het digitaliseren van fysieke archieven of het migreren van hun digitale personeelsdossiers naar een nieuw e-HRM. Als de huidige structuur en inhoud van de dossiers niet wordt aangepast, verhuist het compliancerisico simpelweg mee naar uw nieuwe digitale omgeving.
Door nu tijdig uw personeelsdossiers op te schonen en te herstructureren:
- Voorkomt u dat niet-toegestane informatie blijft circuleren
- Brengt u de AVG-bewaartermijnen weer op orde
- En houdt u weer grip en controle op uw personeelsdossiers
Zekerheid dat uw personeelsdossiers klaar zijn voor de Europese Richtlijn Loontransparantie?
Neem contact op voor een AVG compliance audit op uw personeelsdossiers. Liever meteen digitaliseren of digitaal opschonen? Ook dan staat Karmac voor u klaar.
U ontvangt binnen 3 werkdagen een reactie van een van onze experts.
Relevante artikelen
Alles wat je wilt weten over metadata
Alles wat je wilt weten over metadata Metadata is een term die veel gebruikt wordt binnen de archiefwereld. En dat...
Lees Meer
Artikelen
Digitale transformatie van personeelszaken
In een tijdperk waarin technologie elk aspect van ons leven doordringt, ondergaat ook het domein van personeelszaken een ingrijpende verandering....
Lees Meer