Vervangingsfonds/Participatiefonds

De juiste mappenstructuur

De personeelsdossiers bevatten uiteenlopende documenten: van gespreksverslagen tot VOG’s en contracten. Daarom was het belangrijk dat alles op de juiste manier werd overgezet. 

Heriberto Garcia Ribas, functioneel coördinator bij VfPf vertelt: “De dossiers moesten voldoen aan een andere mappenstructuur, die gekoppeld is aan de specialisaties binnen Youforce. Dat was de basis van het project. Karmac heeft hier goed in meegedacht. Omdat zij al bekend waren met Youforce, konden ze de migratie zo goed mogelijk voorbereiden. Hierdoor had de beheerder van Youforce er uiteindelijk bijna geen werk van.”

De voorbereiding

Berdine Bezemer, projectleider binnen VfPf, vertelt: “In eerste instantie dachten we dat het een complexe opdracht zou worden. We gingen ervan uit dat alles eerst ontdubbeld moest worden. Daarom hebben we Heriberto erbij betrokken. Hij is onze functioneel coördinator en gespecialiseerd in migraties. Toen kwamen we erachter dat het toch een stuk simpeler was en dat ontdubbelen niet nodig bleek.”

De samenwerking

Karmac begon met het uitwerken van de migratie in een Excelbestand, zodat duidelijk werd hoe de structuur eruit zou komen te zien. Vervolgens werd er een steekproef uitgevoerd om te controleren of alles correct werd overgezet. Daarna kon het daadwerkelijke migratieproces van start gaan. 

Heriberto: “Karmac reageerde snel en de migratie is foutloos uitgevoerd. Tijdens de voorbereidingsfase hadden we iedere vrijdag kort overleg over de voortgang. Toen alles eenmaal stond, planden we alleen nog overlegmomenten in wanneer dat nodig was. Dat ging heel makkelijk. Karmac schakelde direct wanneer dat nodig was. Bij andere leveranciers ervaren we dat vaak anders. Dan moeten we soms dagen wachten op een reactie, of krijgen we die helemaal niet. 

Wanneer de projectmanagers van Karmac extra expertise nodig hadden, werd die er direct bijgehaald. Er werd snel geschakeld en daardoor kwamen er ook snel oplossingen voor de vraagstukken die speelden.” 

Positieve ervaring

“Wij zouden Karmac zeker aanbevelen aan anderen. De communicatie verliep snel, alles werd goed afgestemd en er werden geen keuzes gemaakt zonder onze goedkeuring. Daarnaast werd er actief meegedacht”, aldus Berdine.

Heriberto vult aan: “De gevoelige informatie is overgezet naar een veilige omgeving. Ook werd duidelijk aangegeven dat Karmac de gegevens nog drie maanden bewaart, voor het geval er toch ergens iets mis blijkt te zijn gegaan. Daarna worden de gegevens netjes opgeschoond. Dat voelt vertrouwd en laat zien dat Karmac weet wat ze doen.”