Klantcase Gemeente Amersfoort: Digitaliseren akten burgerlijke stand

Gemeente Amersfoort wil alle papieren boeken van de Burgerlijke stand digitaliseren en vastleggen voor de eeuwigheid. Hierdoor wordt het probleem van inktvraat veiliggesteld en kan er in de dagelijkse praktijk efficiënter omgegaan worden met de akten.

Het doel

De akten moeten worden ingeladen in burgerlijke stand systemen. Hierdoor kunnen demmedewerkers bij de Gemeente Amersfoort nu deze akten uit de systemen verstrekken, in plaats van dat zij dit moeten afdrukken uit de oude boeken. In totaal heeft Karmac ongeveer 325.000 akten gedigitaliseerd. Deze zaten verdeeld in ongeveer 200 boeken met gebonden akten en 150 mappen met losbladige akten.

De voorbereiding

Marloes van der Heide, Senior medewerker Verkiezingen binnen de Gemeente, vertelt: ‘‘Zelf wist ik weinig over het proces van digitaliseren en wat er allemaal bij komt kijken. Samen met onze informatiemanager ben ik stap voor stap te werk gegaan.’’

‘‘Na degelijk onderzoek kwam ik uit bij Karmac. Karmac heeft overigens al vaker projecten voor onze gemeente uitgevoerd en ook dit project werd gegund aan Karmac. “, vertelt Marloes.

De Projectmanagers van Karmac zijn langs geweest bij de gemeente om alles te bespreken. Marloes vertelt: “Ik heb collega’s van de afdeling Burgerzaken die veel met deze akten werken erbij gehaald en deze hadden kritische vragen. De Projectmanagers konden deze vragen direct beantwoorden en zorgen wegnemen.”.

De start

Marloes vertelt: “Het contact via de mail ging snel en soepel. Bij de start van het project was er een startbijeenkomst, waarvoor de contactpersonen van Karmac weer naar Amersfoort kwamen. In deze bijeenkomst hebben we afspraken gemaakt en konden wij ook meedenken. Wij kozen er namelijk voor om alles in delen te doen. Hiervoor moesten we kijken wat handig was: welke boeken nemen ze als eerste mee en op welke momenten wisselen we deze om?”.

Vaste contactpersonen

Wekelijks stond er een Teamsoverleg gepland om de voortgang te bespreken. Marloes voegt toe: “Dit werkte erg prettig. Wij hadden vaste projectmanagers en een vast contactmoment. Hij wist waar hij mee bezig was en kende de opdracht. Dit is echt een meerwaarde.”

“Ook werd er tijdens dit project bijna elke keer dezelfde chauffeur vanuit Karmac ingezet om de boeken te brengen en op te halen. Dit was ook heel fijn. Je hebt toch iemand in huis lopen die met gevoelige en kwetsbare informatie omgaat. De chauffeur pakte dit ook echt netjes in; hier werd echt de tijd voor genomen. Indien er vragen waren, werden die direct aan ons gesteld. Zo’n zelfde gezicht bij elke nieuwe lading boeken voelt vertrouwd en prettig.”.

Controles & opvragingen

Toen de eerste akten gedigitaliseerd waren, werd er een proefbestand toegestuurd. Zo kon de gemeente kijken naar de kwaliteit en de gevraagde data. Zij controleerden dan of ze op de goede weg zaten. De akten waren tijdens het digitaliseringsproces tijdelijk uit huis. Hierbij kon het voorkomen dat de gemeente in de tussentijd toch een akte nodig had. Deze konden zij dan opvragen.

Marloes vertelt: “Bij een opvraging ging het eigenlijk ook heel goed. Er waren duidelijke afspraken gemaakt en ook de wachttijden waren vooraf gedeeld. De collega’s die gebruik hebben gemaakt van de opvragingen waren hier super enthousiast over.”

Vertraging

De oplevering stond gepland voor eind 2025. Dit was uiteindelijk verplaatst naar januari, maar helaas kwam het officiële oplevermoment pas in april 2026. Marloes legt uit: “Het digitaliseren zelf ging snel. De boeken hadden we steeds snel weer in huis en dan ging het volgende deel weer mee. Hierdoor waren we de boeken zelf steeds maar twee weken kwijt. Alleen daarna moest alles nog verwerkt worden en dat duurde wat langer dan verwacht. Voor ons heeft dit echter verder geen problemen opgeleverd, aangezien we de boeken zelf niet lang kwijt waren. Uiteindelijk hebben we nu de digitale bestanden en kunnen we aan de slag!”.

Een positieve samenwerking

Marloes is zelf ook langs geweest op de locatie van Karmac. Zij deelt haar ervaring: “Ik voelde mij welkom en er werd echt tijd voor mij gemaakt. Het is zo mooi en leuk om te zien hoe het allemaal werkt en hoe er wordt omgegaan met de boeken. Ze zijn zo kwetsbaar en waardevol, dat het mooi is om te zien hoe zorgvuldig Karmac te werk gaat. Door hun expertise werden we echt goed begeleid. Ze waren altijd bereikbaar en bereid om te helpen. Ook de nazorg was top. Mochten er andere gemeentes zijn die vragen of twijfels hebben over het digitaliseren bij Karmac, dan mogen zij mij benaderen. Ik zal Karmac zeker aanraden.”

Mochten er andere gemeentes zijn die vragen of twijfels hebben over het digitaliseren bij Karmac, dan mogen zij mij benaderen. Ik zal Karmac zeker aanraden.” – Marloes, Senior medewerker Verkiezingen bij Gemeente Amersfoort