Klantcase gemeente Dronten: Langlopend Burgerzaken Archief

De uitdaging

De gemeente Dronten liet het Langlopend Burgerzaken Archief digitaliseren, omdat zij dit niet op één duidelijke manier beschikbaar hadden. Het bewaren van het fysieke archief vonden zij daarnaast ook niet toekomst gericht en veilig genoeg.

Het type archief

Karmac digitaliseerde het langlopend burgerzaken archief van de gemeente Dronten. Waarbij het vooral ging om de Basisregistratie Personen (BRP). De BRP bevat namen, adressen en andere persoonsgegevens van inwoners van Nederland (ingezetenen) en van personen die Nederland hebben verlaten (niet-ingezetenen). Ook personen die in het buitenland wonen en een relatie met Nederland hebben, staan in de BRP. Bijvoorbeeld als ze tijdelijk werken of studeren in Nederland.

Jurgen Hoogenraad, beleids-kwaliteitsmedewerker bij de gemeente vertelt: ‘‘Dit archief moet zo betrouwbaar en actueel mogelijk zijn in de BRP . Het is belangrijk dat er zorgvuldig en goed mee omgegaan wordt. Daarom moet het ook lang bewaard blijven. Net zolang als een geboorte akte. Wij hebben hier in de gemeente Dronten een asielzoekerscentrum, veel buitenlandse studenten en arbeidsmigranten. Ons archief is op dat gebied vergelijkbaar met andere gemeentes, terwijl wij een kleinere gemeente zijn.’’

Het doel & het uiteindelijke resultaat

Het belangrijkste doel voor de gemeente was om het archief op één duidelijke manier digitaal beschikbaar te hebben. Ook was het toekomstgericht, over 50 jaar moet het voor de nieuwe collega’s goed en snel te vinden zijn. Het wordt voor de gemeente medewerker nu makkelijk en sneller vindbaar voor beheerders of gebruikers van de BRP. De documenten staan nu digitaal in een generiek zoek/zaaksysteem. De gemeente kan op een eenduidige manier zoeken op verschillende kenmerken.

‘‘Het mooie is ook dat je op meerdere manieren kan zoeken, oud archief kan doorbladeren en je eenvoudig met verschillende kenmerken werken.’ Ook wordt de kwaliteit bij het lang bewaren van het fysieke archief slechter. Met digitale bestanden behoudt je de kwaliteit.’’ Aldus Jurgen Hoogenraad.

Waarom is er gekozen voor Karmac?

Jurgen Hoogenraad was al bekend met Karmac via een andere organisatie. Ook heeft de gemeente al eerder groot archief laten scannen bij Karmac. Er is een marktconsultatie geweest, waarbij er is gekozen voor Karmac. Dit was een kleine opdracht buiten de aanbestedingsnorm.

Ook is Karmac gevestigd op een locatie dichtbij de gemeente. Jurgen Hoogenraad: ‘‘Hoe de offerte wordt opgesteld, de vragen die erbij worden gesteld, het van te voren goed voorbereid zijn en het doorvragen en meedenken, zijn goede punten waardoor Karmac de voorkeur kreeg. Wanneer jullie of wij tegen dingen aanlopen tijdens het proces, denken jullie mee. Dit keer hebben wij geen echte test gedaan voor het digitaliseren. Wij vinden Karmac erg betrouwbaar en jullie leveren goed werk.’’

De samenwerking

De gemeente ervaarde de samenwerking positief. Er waren voldoende evaluatiegesprekken. Het transport werd door Karmac verzorgd en de gemeente voelde dat Karmac zorgvuldig te werk ging. Er was een kleine tegenslag met het opschonen. De gemeente gaf aan niet alles netjes te hebben aangeleverd, dit had Karmac aan hen teruggekoppeld. Dat is goed gegaan uiteindelijk.

Een paar dossiers waren uitgevallen, omdat niet duidelijk was bij welke persoon of in welk archief de documenten thuishoorden. De projectmanager nam het mee in het overleg en beide partijen hebben samen besloten wat ermee moest gebeuren.

Verbeterpunten & aanbeveling

De gemeente geeft aan dat de Karmac projectmanager het lastig vond om de verschillende archiefsoorten van elkaar te kunnen onderscheiden. Hierbij had hij/zij iets eerder informatie mogen vragen. Hier liepen zij pas tegenaan toen het digitaliseren al bezig was. Uiteindelijk is dit wel goed gekomen.

De gemeente zou Karmac wel aanbevelen. Jurgen Hoogenraad vertelt: ‘‘Ja ik zou jullie zeker aanbevelen. Karmac is kwalitatief hoogwaardig, betrouwbaar, meedenkend en geeft advies.

Jullie zoeken ons actief op als er vragen zijn of iets niet goed is gegaan. Dat betekent ook dat jullie open, eerlijk en doelgericht zijn. Het werk dat jullie doen en wat het dan kost, vind ik het echt waard. Het is veel werk met veel stappen. Hoe jullie dat aanpakken vind ik echt knap. ’’

Gemeente Dronten is nu klaar voor de toekomst. Ook uw archief toekomstbestendig maken? Neem contact met ons op.