Door uw akten burgerlijke stand, kaarten en brondocumenten te digitaliseren, zijn uw HR-medewerkers uw burgers sneller en efficiënter van dienst. Dit gebeurt op een veilige manier, waarbij de toegankelijkheid tijdens het digitaliseringsproces ook wordt gewaarborgd.
Karmac is gespecialiseerd in het digitaliseren van akten van de burgerlijke stand, persoons-, woning-, of gezinskaarten en brondocumenten. Door het toenemend belang van plaats- en tijdafhankelijk (thuis)werken, wordt een digitaal archief van burgerlijke stand steeds relevanter. Door uw akten burgerlijke stand, kaarten en brondocumenten te digitaliseren, zijn uw HR-medewerkers uw burgers sneller en efficiënter van dienst. Dit gebeurt op een veilige manier, waarbij de toegankelijkheid tijdens het digitaliseringsproces ook wordt gewaarborgd. Meer weten over het digitaliseren van akten burgerlijke stand? Neem dan contact met ons op.
> Akten burgerlijke stand digitaliseren
> Digitale akten koppelen
> Inktvraat verwijderen
> Persoons-, woning- en gezinskaarten digitaliseren
> Digitale persoonskaarten anonimiseren
> Brondocumenten digitaliseren
> Digitaliseringsproces akten burgerlijke stand
> Toegang tijdens het digitaliseren
Karmac digitaliseert alle akten (gebonden of losbladig) voor u. Gebonden boeken worden gescand op een speciale boekenwipscanner. Die scanners zorgen ervoor dat de boeken niet beschadigen en dat er een mooie, authentieke opname wordt gemaakt. Vóór het digitaliseren wordt onder andere afgestemd van welke periode de akten worden gedigitaliseerd en hoe er wordt omgegaan met latere vermeldingen. Voor de akten van het lopende register sluit u met Karmac een overeenkomst voor verwerking van de jaarlijkse aanwas en latere vermeldingen. Zo blijft het digitale bestand met akten volledig en actueel.
Door middel van metadata worden de akten geschikt gemaakt voor opname in een softwaresysteem. Deze gegevens nemen we over of koppelen ze met uw softwaresysteem middels een databestand dat u bij ons aanlevert. Onze specialisten zijn opgeleid in het lezen van oude handschriften en ontsluiten de akten op de door u gewenste metagegevens. Dit zorgt ervoor dat u de akten in ieder softwaresysteem kunt raadplegen.
In gebonden akten is vaak sprake van inktvraat. Wist u dat 70% van de akten zelfs langzaam verdwijnen door inktvraat? De zure inkt dringt dwars door het papier heen, wat de leesbaarheid zwaar aantast omdat veel bladzijden aan beide zijden bedrukt zijn. Na verloop van tijd kan de inktvraat zo ernstig worden dat er gaten in de bladzijden ontstaan. Reden genoeg voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Nederlandse Vereniging Voor Burgerzaken om het kabinet hierover aan te schrijven. Karmac heeft de techniek in huis om inktvraat te corrigeren. Hiermee worden de akten digitaal goed leesbaar en veiliggesteld voor de toekomst. Ook voor het verminderen van doordruk in de digitale akten heeft Karmac software beschikbaar.
In iedere gemeente worden regelmatig kaartbestanden zoals persoons-, woning- en gezinskaarten opgevraagd. Die zijn onder andere nodig voor het erfrecht. De fysieke bestanden zijn veelal bevroren en statisch, een gevolg van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens die in 1994 landelijk in gebruik is genomen. Het digitaliseren van akten burgerlijke stand levert uw organisatie een enorme tijdwinst op, waardoor u uw burgers nog beter en sneller van dienst kunt zijn. Door middel van metadatering maakt Karmac de kaarten geschikt voor opname in een digitaal documentmanagementsysteem. We pakken de fysieke akten burgerlijke stand na digitalisering graag zuurvrij voor u om. Zo hoeft u niet meer naar het archief om te kijken.
In toenemende mate is er vraag naar het anonimiseren van de actuele persoonskaarten. Karmac vlakt eenvoudig de kerkelijke gezindheid voor u af, waarna we zowel het geanonimiseerde als het niet-geanonimiseerde bestand aanleveren.
Steeds meer gemeenten laten hun brondocumenten digitaliseren. In de eerste plaats vanwege de efficiëntie. Brondocumenten worden regelmatig opgevraagd, terwijl het archief met meters per jaar groeit. Een ander groot voordeel is dat digitale brondocumenten minder fraudegevoelig zijn. Het opvragen van brondocumenten kost minder tijd, waardoor er meer tijd is om de documenten te controleren. Zo hebben uw medewerkers een duidelijker overzicht en vallen onregelmatigheden in de gegevens eerder op.
Het digitalisatieproces van akten burgerlijke stand verloopt accuraat, veilig en vertrouwelijk. Tijdens het project wordt u ondersteund en begeleid door een projectmanager met het PRINCE2 certificaat en een assistent. Indien u dat wenst blijven deze specialisten uw aanspreekpunt gedurende het digitalisatieproces en plannen we vaste momenten in om het proces te evalueren. Karmac staat erom bekend een adviserende en professionele rol aan te nemen tijdens het proces, zodat uw digitale bestanden het gewenste resultaat krijgen.
Ook tijdens het digitalisatieproces moeten uw archieven te allen tijde toegankelijk zijn, dus ons we hebben ons proces hier goed op aangepast. Een intakeregistratie zorgt ervoor dat uw digitale en fysieke documenten snel en eenvoudig beschikbaar zijn. Om de documenten te bekijken registreren we een aantal van uw werknemers die geautoriseerd zijn om de gegevens in te zien tijdens het digitalisatieproces. Zo heeft u altijd toegang tot de data en gegevens van uw burgers.
Wilt u meer weten of het digitaliseren van akten van de burgerlijke stand? Onze specialisten beantwoorden graag al uw vragen en helpen u met het vinden van de geschikte oplossing voor uw gemeente. We horen graag wat we voor u kunnen betekenen. Neem contact met ons op voor meer informatie en een vrijblijvende offerte.
