Onderwijs
Toegankelijkheid door digitalisering in de onderwijssector
Op scholen komt veel informatie samen: leerling- en studentgegevens, lesmateriaal, en onderzoeksbestanden. Dat moet veilig bewaard worden en makkelijk terug te vinden zijn. Door te digitaliseren raakt u niets kwijt, kunt u sneller werken en deelt u documenten veilig met collega’s, andere locaties of de inspectie.
✔ Binnen 24 uur reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
Welke documenten digitaliseren wij voor onderwijsinstellingen?
Uw documenten kunnen worden voorzien van OCR-tekstherkenning (waardoor u alles kunt doorzoeken op bijvoorbeeld naam, datum of onderwerp). Indien gewenst voeren wij ook vervangende digitalisering uit: de digitale versie vervangt het papieren origineel, volgens geldende regels en met veilige opslag of gecontroleerde vernietiging.
Karmac digitaliseert onder andere:
Leerling- en studentendossiers
Lesmateriaal en studieboeken
Administratieve archieven
Onderzoeksdocumenten en scripties
Documenten op microfilm of fiche
Waarom digitaliseren in het onderwijs?
Omdat onderwijs draait om tijd en aandacht. Minder tijd kwijt zijn aan zoeken, verwerken en controleren betekent meer tijd voor leerlingen en studenten. Digitalisering maakt processen slimmer, vermindert administratieve druk en zorgt voor rust en overzicht.
Digitaliseren helpt om:
- Informatie veilig en duurzaam te bewaren
- Dossiers snel terug te vinden
- Archiefruimte te besparen
- Online onderwijs en kennisdeling te ondersteunen
- Documenten centraal en gecontroleerd beschikbaar te maken
Onze scanners lezen elk detail en we voegen zoekbare tekst toe (OCR), zodat u documenten snel kunt vinden op bijvoorbeeld naam, zaaknummer of datum.
Veiligheid en wet-en regelgeving
Leerling- en studentinformatie valt onder strenge privacywetgeving. Onze werkwijze sluit aan op bewaartermijnen binnen het onderwijs, waaronder de regel dat leerlingdossiers in veel gevallen maximaal twee jaar na uitschrijving bewaard mogen worden (met uitzonderingen voor documenten die wettelijk langer moeten worden bewaard). Uw documenten worden volgens vaste procedures verwerkt, zodat vertrouwelijke informatie altijd zorgvuldig wordt behandeld en beschermd. Wij zijn gecertificeerd volgens:
Veelgestelde vragen
Kunnen documenten direct in ons systeem worden geplaatst?
Ja, wij leveren bestanden aan in overleg met uw IT-omgeving of Document Management Systeem.
Wat als onze dossiers deels op papier en deels digitaal staan?
Wij helpen bij het samenvoegen, opschonen en uniform beschikbaar maken van informatie.
Waarom digitaliseren in het onderwijs?
Digitaliseren helpt scholen tijd te besparen, processen te stroomlijnen, kennis te delen en gevoelige informatie veilig te beheren. Minder administratie betekent meer ruimte voor onderwijs en begeleiding.
Wat zijn de kosten?
De kosten hangen af van de hoeveelheid documenten en eventuele aanvullende oplossingen. We kijken altijd samen naar wat nodig is, zodat de investering past bij jullie organisatie en budget.
Zijn de documenten goed doorzoekbaar?
Ja. Alle bestanden worden digitaal opgeslagen en slim geordend, zodat je snel kunt vinden wat je zoekt; van leerlingdossiers en rapportages tot lesmateriaal, notulen en onderzoeksbestanden.
Advies nodig?
Elke onderwijsinstelling heeft eigen wensen en systemen. Wij denken graag met u mee over een passende aanpak voor uw archief, dossiers of lesmateriaal.
Neem contact met ons op voor advies of een verkenningsgesprek.
U ontvangt binnen 24 uur een reactie van een van onze experts.