Dossier scannen

Bij Karmac beschikken we over een groot aantal gespecialiseerde scanners, waarmee we ieder type dossier scannen en digitaliseren. U krijgt uw digitale dossiers opgeleverd in de door u gewenste software. Daarnaast schakelt u ons, indien gewenst, ook in voor het opslaan of vernietigen van uw fysieke documenten.

Het scannen van uw dossiers en het digitaal archiveren ervan heeft vele voordelen. U bespaart ruimte, kosten en er is altijd een actuele versie van elk dossier toegankelijk. Bij Karmac Informatie & Innovatie scannen we tal van dossiers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

Verschillende formaten dossiers scannen

Karmac Informatie & Innovatie is al sinds 1974 gespecialiseerd in (complexe) scanprocessen. We scannen en digitaliseren dossiers en documenten van allerlei formaten. Naast het gebruikelijke A4-formaat, scannen wij voor u dossiers van A3-formaat en technische bouwtekeningen. Zelfs het scannen van boeken, tijdschriften, kranten, microfilms en rolfilms is bij ons mogelijk. We zorgen er altijd voor dat de gescande dossiers goed leesbaar zijn.

Conform moderne wetgeving

Bij het scannen en digitaliseren van dossiers nemen we uiteraard ook moderne wet- en regelgevingen in acht. Denk hierbij aan de Archiefwet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. Zo komt u dus nooit voor verrassingen te staan.

Personeelsdossiers scannen

Papieren personeelsdossiers vormen in menige organisatie een struikelblok. Uw organisatie kan er daarom baat bij hebben om alle personeelsgegevens te scannen en digitaal te archiveren. Hiermee voorkomt u dat uw archief ongeorganiseerd is en wordt het beheer van de personeelsgegevens een stuk eenvoudiger en effectiever. Hieronder lichten wij enkele voordelen van het scannen en digitaliseren uit:

  • Geschikt voor elk personeelsinformatiesysteem, waaronder AFAS, Centric, Decos, Raet, SAP en ADP.
  • Volledig AVG-proof en conform alle moderne wet- en regelgeving.
  • Het scannen en digitaliseren wordt uitgevoerd door nauwkeurig gescreend personeel.
  • Alle gescande documenten zijn direct via een beveiligde verbinding toegankelijk.

Patiëntendossiers scannen

Zorginstanties doen er verstandig aan om patiëntendossiers te scannen en digitaliseren. Gezien de bewaarplicht voor patiëntendossiers zorgt een analoog archief vaak voor veel fysieke opslag en onnodige kosten voor het bijhouden ervan. Het scannen en digitaliseren vergemakkelijkt tevens de gegevensuitwisseling van patiënten wanneer deze ergens anders behandeld (gaan) worden. Onze specialisten kunnen patiëntendossiers in de volgende systemen scannen en digitaliseren:

  • EPD (elektronisch patiëntendossier)
  • ZIS (ziekenhuisinformatiesysteem)
  • HIS (huisartsinformatiesysteem)
  • DMS (documentmanagementsysteem)

De gescande patiëntendossiers worden altijd zo aangeleverd dat u deze direct kunt bekijken in uw raadpleegsoftware. Veilig, snel en kostenbesparend.

Studentendossiers scannen

Ook het scannen en digitaliseren van studentendossiers behoort bij Karmac tot de mogelijkheden. Daarbij worden de studentendossiers op documentniveau ingedeeld. Het is daarnaast mogelijk om de gescande en gedigitaliseerde dossiers in uw softwarepakket te laten importeren. Wij beschikken over een koppeling met zo goed als iedere gerenommeerde softwarepartij. Denk hierbij aan AFAS, BCT, Circle Software, Centric, Decos, EduArte, Expansion, Microsoft, PeopleSoft en SAP.

Gescande digitale studentendossiers: wat zijn de voordelen?

  • Beheer per document de bewaartermijn.
  • Veel eenvoudiger en sneller documenten opzoeken.
  • Documenten eenvoudig toevoegen aan een digitaal dossier.
  • Zelf de structuur aanpassen.
  • Documenten digitaal opschonen.
  • Documenten zijn 24/7 beschikbaar.
  • Door grote pdf-documenten scrollen is niet nodig.
  • Pas per map of documentsoort autorisaties toe.
  • Vernietig uw papieren dossiers nadat u goedkeuring heeft gekregen voor vervanging.

Milieudossiers scannen

Milieudocumenten moeten doorgaans voldoen aan talloze eisen. Vandaar dat we bij Karmac gespecialiseerd zijn in dit complexe proces. Onze specialisten hebben de meest toonaangevende opleidingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer gevolgd: SODI, SODII, DIOR en VVA. Daarnaast hebben onze experts voldoende kennis van de MER (milieueffectrapportage). Karmac beschikt over hoogwaardige tekening- en documentscanners, waardoor uw milieudossiers optimaal gescand en gedigitaliseerd kunnen worden.

Bouwdossiers scannen

Bouwdossiers vereisen een hoge mate van toegankelijkheid en overzichtelijkheid, met name voor vergunningsaanvragen. Karmac helpt u graag bij het scannen en digitaal benaderbaar maken van uw bouwdossiers. Bij Karmac worden uw bouwdossiers op een veilige, accurate en vertrouwelijke wijze gescand. Zodoende heeft u de bouwdossiers altijd inzichtelijk. Wij digitaliseren uw dossiers compleet met:

  • Bouwtekeningen
  • Constructieberekeningen
  • Funderingen, sonderingen en palenplannen
  • Sloop-, bouw- en omgevingsvergunningen

Lunch & Learn

Met regelmaat organiseert Karmac bijeenkomsten over actuele vraagstukken en onderwerpen. Bent u benieuwd naar het gehele scanproces van uw papieren dossiers naar digitale documenten? Of zou u graag willen weten wat het oplevert voor uw organisatie? Schrijf u dan snel in voor een Lunch & Learn sessie op onze documentcampus in Lelystad.

Meer informatie over het scannen van dossiers

Heeft u meer informatie nodig over het scannen en digitaliseren van uw papieren dossiers? Neem dan contact met ons op via de onderstaande buttons. Onze specialisten geven graag antwoord op al uw vragen.

Informatie aanvragenBel 0320 286 959
© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2021 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring