Een digitaal dossier is een digitale verzameling van documenten, gegevens en notities rondom een specifiek onderwerp, persoon of project. Denk...
Lees Meer
Artikelen
OCR: Van papieren archief naar doorzoekbare digitale informatie
Wat is OCR en waarom is het belangrijk? Organisaties beschikken vaak over duizenden papieren documenten: contracten, facturen, dossiers en zelfs historische archieven. Het terugvinden van informatie in deze stapels papier kost tijd en geld. Optical Character Recognition (OCR), ook wel tekstherkenning, biedt de oplossing voor de herkenning van getypte tekst. Met OCR-technologie worden gescande documenten Lees meer
Wat is OCR en waarom is het belangrijk?
Organisaties beschikken vaak over duizenden papieren documenten: contracten, facturen, dossiers en zelfs historische archieven. Het terugvinden van informatie in deze stapels papier kost tijd en geld. Optical Character Recognition (OCR), ook wel tekstherkenning, biedt de oplossing voor de herkenning van getypte tekst. Met OCR-technologie worden gescande documenten omgezet in doorzoekbare digitale bestanden, zoals een doorzoekbare PDF. Zo kunt u eenvoudig zoeken op trefwoorden door het hele document.
Hoe werkt OCR-technologie?
OCR-software analyseert een scan en herkent letters, cijfers en symbolen van getypte teksten. Deze worden omgezet naar digitale karakters, zodat u met een simpele zoekfunctie, bijvoorbeeld met de sneltoets Ctrl + F, direct de juiste informatie vindt. Moderne OCR-oplossingen kunnen zelfs complexe lay-outs en tabellen verwerken. Dit maakt OCR onmisbaar bij het document digitaliseren en het creëren van een slim digitaal archief.
Waarom OCR toepassen bij archief digitaliseren?
Het digitaliseren van documenten zonder OCR levert slechts een afbeelding op. Met OCR wordt uw archief niet alleen digitaal, maar ook intelligent en doorzoekbaar. Dit biedt voordelen zoals:
Tijdsbesparing
Geen handmatig doorbladeren meer, doordat u met zoekfuncties direct uw informatie kunt vinden.
Efficiënt archiefbeheer
OCR maakt uw documenten doorzoekbaar, waardoor het beheren en terugvinden van informatie veel sneller gaat.
Toegankelijkheid
OCR zorgt ervoor dat uw digitale bestanden niet alleen zichtbaar zijn, maar ook bruikbaar. U kunt overal en altijd zoeken in uw archief
Compliance
Wettelijke bewaartermijnen en AVG-richtlijnen vereisen snelle toegang tot specifieke gegevens. OCR maakt dit mogelijk.
Toekomstbestendig
Een archief dat door OCR is verrijkt, blijft relevant en bruikbaar, ook als uw organisatie groeit of processen veranderen.
Welke bestanden zijn geschikt voor OCR?
Bij het archief digitaliseren is de kwaliteit van de scan cruciaal. Hoe beter de scan, hoe nauwkeuriger de herkenning.
Karmac zorgt voor:
- Professionele scanning in hoge resolutie.
- Bestanden in het juiste formaat voor digitale archivering.
- Consistente bestandsstructuur en naamgeving, zodat uw digitale archief overzichtelijk en doorzoekbaar blijft.
OCR voor bedrijven: een slimme investering
Voor organisaties die streven naar efficiëntie en compliance is OCR dé oplossing. Het maakt uw digitale archief doorzoekbaar, ondersteunt slimme digitale bestanden en verbetert uw werkprocessen. Of u nu werkt in de zorg, overheid of zakelijke dienstverlening: OCR-technologie is een investering die zich snel terugbetaalt.
Meer weten over OCR?
Wij helpen u graag verder.
U ontvangt binnen 24 uur een reactie van een van onze experts.
Veelgestelde vragen over OCR
Wat is het verschil tussen OCR en HTR?
Wordt alle tekst herkend door OCR?
Dit is afhankelijk van een aantal factoren in uw archief. Zoals:
- De verschillende lettertypen die gebruikt worden;
- Tabellen en grafieken verminderen de herkenning;
- Verschillende leesrichtingen in een document;
- Het aantal verschillende talen, bij meerdere talen kan de herkenning omlaag gaan;
- Kwaliteit van de scans;
- Periode van het archief, denk hierbij aan oudere documenten met oud Nederlandse woorden.
In onze projecten wordt altijd een test uitgeleverd en de test geeft een representatief beeld van de behaalde OCR.
Hoe wordt de herkenning gemeten?
In de praktijk is het moeilijk om te meten, omdat dit betekent dat je het aantal woorden of letters moet gaan tellen t.o.v. het aantal juist herkende woorden of letters. De gemiddelde herkenning van documenten met één lettertype, geen tabellen en grafieken, één leesrichting, één taal en goede kwaliteit scans is > 97%.
Kan ik mijn bestaande digitale archief achteraf doorzoekbaar maken met OCR?
Ja, wij kunnen ook uw digitale documenten voorzien van OCR.
Waarom is OCR een slimme investering?
OCR verhoogt efficiëntie, ondersteunt compliance en verbetert werkprocessen. Het is relevant voor sectoren zoals zorg, overheid, juridisch, cultureel erfgoed, onderwijs, vastgoed, farmacie en zakelijke dienstverlening.
