Fysieke administratieve dossiers bestaan vaak uit veel verschillende soorten documenten, waardoor het lastig wordt om snel het juiste document te vinden. Digitale administratiedossiers zijn online te raadplegen en digitaal doorzoekbaar, zodat u snel vindt waar u naar op zoek bent.
Een administratie omvat allerlei soorten papieren en documenten. Facturen, declaraties en correspondentie zijn slechts een aantal voorbeelden. Een omvangrijk fysiek archief ontstaat voordat u het in de gaten heeft. U loopt al snel het risico dat u het overzicht kwijtraakt. Het kost veel tijd informatie terug te vinden en de kans dat er duplicaten in omloop komen is groot. Versiebeheer van documenten komt onder druk te staan. Karmac biedt hierin uitkomst door het digitaliseren van het complete archief. Dit is dé oplossing voor een overzichtelijke, sluitende en nauwkeurige administratie. Hiermee voorkomt u dat financiële, privé of andere documenten zoekraken en dat een dubbele administratie ontstaat. Medewerkers kunnen veel efficiënter te werk gaan. Informatie is immers snel digitaal beschikbaar, via ieder device en vanaf iedere plaats. Daarnaast kunt u afscheid nemen van archiefkasten, die kostbare kantoorruimte innemen. Zet de eerste stap naar een papierloos kantoor en digitaliseer met Karmac uw administratie.
Wij vatten kort samen wat de voordelen zijn als u overgaat naar een digitale administratie. We zetten de belangrijkste voordelen voor u op een rijtje.
Door uw administratie te digitaliseren heeft u geen boekenkast vol ordners meer nodig. Hierdoor kunt u veel ruimte besparen. Het is vervolgens ook eenvoudiger om uw administratie langer te bewaren. Het kost u immers geen fysieke ruimte. Opruimen en weggooien om ruimte te maken voor nieuwe documenten is niet langer nodig.
Veel mensen maken zich nog zorgen over de veiligheid van een digitale administratie. Dit komt deels door de vele verhalen over datalekken en hackers. Een digitale administratie is echter vele malen veiliger dan een papieren administratie. U kunt snel en eenvoudig een back-up maken van de volledige boekhouding. U kunt uw administratie door deze back-up onmogelijk verliezen of kwijtraken door brand.
Een digitale administratie is overzichtelijk. U hoeft niet meer te rekenen hoe uw bedrijf ervoor staat. Dit rekent het boekhoudpakket namelijk voor u uit. Daarnaast wordt het monitoren van openstaande facturen en orders eenvoudig gemaakt door een overzichtelijk dashboard.
Een digitale administratie is altijd en overal te raadplegen. U kunt ook met meerdere mensen in de administratie werken en in real time zien wat er in uw bedrijf gebeurt. Gegevens of documenten opzoeken op locatie is met een digitale administratie ook een fluitje van een cent.
De volledige administratie van uw bedrijf verplaatsen naar een digitale omgeving scheelt op den duur veel papier. Dit is goed voor het milieu. Een digitale administratie draagt dus bij aan de MVO-doelstellingen van uw bedrijf.
Karmac heeft bestanden gedigitaliseerd voor verschillende organisaties en instellingen. Wij zijn trots op onze vele positieve referenties en we zetten voor uw onderneming graag een vergelijkbaar succesverhaal neer.
Zeg de archiefkasten vol papier vaarwel en profiteer van de vele voordelen van een digitale administratie. Wij beantwoorden graag al uw vragen over het digitaliseren van administraties en archieven. Of dit nou gaat om het digitaliseren van financiële administraties, digitaliseren van privé administraties of een ander type document.
