Studentendossiers digitaliseren

Een van de specialiteiten van Karmac is het digitaliseren en het digitaal indelen van studentendossiers op documentniveau. Daarbij nemen wij alle (voorbereidende) werkzaamheden uit uw handen zodat u zich volledig kunt richten op uw kernactiviteiten.

Naast het digitaliseren van de studentendossiers verzorgen wij bijvoorbeeld óók het importeren/inlezen van de door ons gedigitaliseerde studentendossiers in uw softwarepakket en het op terugkerende basis (dagelijks, wekelijks of maandelijks) verwerken van nieuwe aanwas-documenten en/of (complete) dossiers. Dit alles geheel softwareonafhankelijk, ons maakt het niet uit welk softwarepakket u gebruikt! Wij beschikken over betrouwbare koppelingen met vrijwel alle gerenommeerde softwarepartijen, enkele voorbeelden zijn:
AFAS, BCT, Centric, Circle Software, Decos, Expansion, EduArte, Microsoft, Peoplesoft
en SAP.

De voordelen van digitale studentendossiers?

  • U kunt per document de bewaartermijnen beheren;
  • U kunt veel eenvoudiger documenten opzoeken (tijdwinst en efficiëntiewinst);
  • U kunt eenvoudig documenten toevoegen aan een digitaal dossier;
  • U kunt de structuur in de toekomst aanpassen;
  • Het is mogelijk om documenten digitaal te schonen;
  • Documenten worden sneller getoond en zijn 24x7 beschikbaar;
  • U hoeft niet door grote pdf-documenten te scrollen;
  • U kunt per document(soort) autorisaties toepassen;
  • U kunt op map en/of documentsoort autorisaties toepassen;
  • Nadat uw goedkeuring hebt verkregen voor vervanging kunt u uw papieren dossiers vernietigen;
  • Karmac is u ook na het scannen van de studentendossiers behulpzaam.

Wilt u meer informatie over de digitalisering van studentendossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op 0320 286 959 of vul het contactformulier in. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Altijd compleet en up-to-date

Door het digitaliseren van uw studentendossiers uit te besteden aan Karmac beschikt u over digitale studentendossiers die altijd compleet en up-to-date zijn. Dossiers die u plaats- en tijdonafhankelijk kunt benaderen en die u in één oogopslag een betrouwbaar beeld geven over uw studenten/deelnemers-administratie. Kortom, u verhoogt de betrouwbaarheid van uw informatiehuishouding en zorgt ervoor dat financiële risico’s worden geëlimineerd. Daarnaast kan ook uw accountant zijn controle veel sneller uitvoeren. Dit scheelt u niet alleen tijd maar vooral óók kosten.

Na het beschikbaar stellen van de digitale dossiers in uw softwarepakket zijn de dossiers doorzoekbaar op meerdere sleutels (metadatering), bijvoorbeeld: deelnemersnummer, naam, sofinummer, opleiding en/of geboortedatum. Afhankelijk van uw softwarepakket kunt u ook zoeken op vrije tekst (steekwoorden).

Informatie aanvragenBel 0320 286 959