Milieudossiers digitaliseren

Milieudossiers digitaliseren is een complex proces door de vele eisen die gesteld worden aan de documenten. Om te voldoen aan deze eisen moet het proces aan alle voorwaarden voldoen dienen de medewerkers, die zich bezighouden met de digitalisatie, goed opgeleid te zijn.

Dit digitalisatieproces – het schonen, voorbewerken, scannen en toegankelijk maken van milieudossiers – is een specialiteit van Karmac. Onze specialisten zijn opgeleid volgens VVA, SODI, SODII en DIOR. Daarnaast hebben zij kennis van de MER. Door deze kennis kunnen zij uw archieven zorgvuldig voorbereiden op het scannen. Ze hebben in het proces de beschikking over hoogwaardige document- en tekeningscanners, zodat uw milieudossiers optimaal gedigitaliseerd worden.

De gedigitaliseerde milieudossiers leveren we zo op dat ze direct geïmporteerd kunnen worden in de aanwezige raadpleegsoftware (DMS, Zaaksysteem, online, et cetera). Na oplevering bieden wij u de mogelijkheid om de fysieke dossiers zuurvrij te laten verpakken. Ook stellen we een lijst op van de milieudossiers die op termijn vernietigd moeten worden. Aan het einde van dit proces is de substitutie een feit.

Niveau van milieudossiers digitaliseren

Het digitaliseren van uw milieudossiers kan op drie verschillende niveaus. Het is uiteraard ook mogelijk om te kiezen voor een combinatie van de diverse digitalisatieniveaus.

  • Dossierniveau. Elk milieudossier wordt één digitaal dossier. Het dossier wordt voorzien van tekstherkenning (OCR).
  • Tabbladniveau. Ieder aanwezig tabblad in een milieudossier wordt één digitaal document. Ook hierbij wordt het dossier voorzien van tekstherkenning (OCR).
  • Documentniveau. Ieder aanwezig document (aanvraag, besluit, mogelijke handhaving etc.) wordt een digitaal document voorzien van tekstherkenning (OCR). Op documentniveau bieden wij verschillende mogelijkheden voor ontsluiting aan. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor ontsluiting op datum, aanvrager, perceel, et cetera.

Online inzage door burgers

U kunt ervoor kiezen om de nieuwe digitale milieudossiers open te stellen voor inzage door burgers. Karmac helpt u om dit online te realiseren. U moet hierbij wel rekening houden met de gestelde eisen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Meer vergunningen digitaliseren

Karmac Informatie & Innovatie helpt u niet alleen bij het digitaliseren van milieudossiers. Ook bij andere vergunningen kunnen wij u van dienst zijn.

  •   Omgevingsvergunningen
  •   Bouwvergunningen
  •   Drank- en horecavergunningen
  •   Kapvergunningen
  •   Monumentenvergunningen
  •   Sloopvergunningen

Wilt u meer informatie over de digitalisering van vergunningen? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad, neem telefonisch contact met ons op via 0320 286 959 of vul het contactformulier in. Wij voorzien u graag van meer informatie.