In de huidige digitale wereld worden bedrijven en instellingen geconfronteerd met een grote uitdaging: het omzetten van alle papieren dossiers naar digitale dossiers. Het digitaliseren van papieren archief en administratie kan tijdrovend zijn, maar het biedt tal van voordelen:
Karmac helpt bedrijven en (overheids)instellingen bij het digitaliseren van hun documenten en zorgt dat de overstap soepel en efficiënt verloopt. In deze blog bespreken we de voordelen van digitalisering en hoe Karmac u daarmee van dienst is. Contact met een expert in plaats van het lezen van deze blog? Neem dan direct contact op via 0320 286 959 of info@karmac.nl.
Het digitaliseren van papieren documenten is om meerdere redenen belangrijk. Zo vermindert of vermijd het de noodzaak voor het houden van een fysieke opslagruimte, wat ruimtebesparing, beheers-/managementkosten oplevert. Daarnaast zorgt digitalisering in het algemeen voor efficiëntere bedrijfsprocessen, een betere beveiliging en een grotere toegankelijkheid van documenten. Daarnaast is een document bijvoorbeeld gemakkelijk doorzoekbaar met OCR.
Het digitaliseren van bijvoorbeeld administratie en archief verhoogt de efficiëntie van diverse processen, waardoor werknemers zich op de kerntaken kunnen richten. Door digitale documenten te gebruiken, maakt u bovendien gemakkelijk back-ups en deelt u documenten snel en eenvoudig met anderen.
Een van de belangrijkste voordelen van digitalisering is ruimtebesparing. Een papieren archief neemt veel ruimte in beslag, waardoor u grote archiefruimten moet huren of aanschaffen. Door papieren documenten te digitaliseren, kunt u deze kantoorruimte gebruiken voor andere doeleinden.
Naast ruimtebesparing en efficiëntieverbeteringen, verbetert digitalisering ook de beveiliging van het archief. Papieren dossiers zijn namelijk kwetsbaar voor beschadiging door brand of waterschade, verlies of diefstal. Digitale documenten worden beschermd tegen diefstal met de benodigde beveiligingsprotocollen, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de vertrouwelijke informatie.
Door digitalisering verbetert u ook de traceerbaarheid en audit trail van documenten, waardoor het makkelijker wordt om na te gaan wie welke acties heeft uitgevoerd op documenten. Bovendien voldoet u met digitale documenten veel beter aan huidige wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld met het anonimiseren van documenten.
We begrijpen dat het overstappen van papier naar digitaal kan voelen als een uitdaging. Er zijn ook veel zaken om rekening mee te houden. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om een zorgvuldige planning te maken, waardoor het digitale archiveringsproces soepel verloopt en er geen belangrijke documenten verloren gaan. Hier zijn enkele tips voor een succesvolle overstap, waar Karmac de organisatie graag als adviseur en sparringpartner doorheen helpt:
Er bestaan veelgemaakte fouten bij digitalisering van papieren documenten, zoals het niet goed identificeren van het gewenste niveau van raadpleegbaarheid, het niet zorgvuldig selecteren van de juiste digitale opslagmethode en het onvoldoende trainen van werknemers in het gebruik van de nieuwe systemen.
Het is belangrijk om deze valkuilen te vermijden voor een soepele overgang. Lijkt het van papier naar digitaal gaan nog steeds als een onmogelijke klus en bent u bang om fouten te maken? Karmac helpt u graag met uw digitaliseringsproces. We doen altijd eerst een end-to-end test van de businesscase en ontzorgen daarbij compleet, waardoor het proces soepel en vlekkeloos verloopt en het zo min mogelijk tijd vergt van de organisatie.
De toekomst van digitaal archiveren en documentbeheer is veelbelovend. Met de opkomst van nieuwe technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI) en blockchain, worden digitale archiveringssystemen steeds geavanceerder en efficiënter. Dit kan elke organisatie helpen om sneller toegang te krijgen tot informatie en beter inzicht te krijgen in uw processen.
Karmac begeleidt graag bij de overstap van papier naar digitaal. Een erg uitgebreide ervaring in het digitaliseren en opslaan van documenten en bieden best practices en maatwerk oplossingen voor de specifieke behoeften. Het team van professionals zorgt ervoor dat het digitalisatieproces soepel en veilig verloopt, zonder dat het dagelijkse werk van het bedrijf ingrijpend moet worden onderbroken. benieuwd hoe Karmac helpt om van papier naar digitaal te gaan? Neem direct contact op.