Voordelen van anonimiseren
Laat de documenten door Karmac anonimiseren en profiteer van de volgende voordelen:
Voldoen uw HR-dossiers aan de AVG Richtlijnen?
Doe de HR AVG-check
- Altijd uitgevoerd door specialisten
- De anonimisering voldoet altijd aan wet- en regelgeving
- Voorspelbare doorlooptijd van de projecten
- Zorgt voor tijdwinst en verlaagt de werkdruk
- Optimale informatieveiligheid tijdens het project
- Een optimale dienstverlening
Wat is anonimiseren?
Anonimiseren, ook wel aflakken en afschermen genoemd, is het proces waarbij persoonlijke identificatiegegevens worden verwijderd of gewijzigd, zodat de gegevens niet meer aan een specifieke persoon kunnen worden gekoppeld. Dit proces wordt gebruikt om privacy te beschermen. Anonimiseren is een belangrijk onderdeel van datamanagement en wordt veelvuldig gebruikt in verschillende sectoren, waaronder de gezondheidszorg, het bedrijfsleven en de overheid. Bij anonimiseren is het belangrijk dat gegevens niet zichtbaar of traceerbaar zijn naar specifieke personen. Dit betekent niet alleen dat de tekst onleesbaar moet zijn, maar ook dat de onderliggende tekst volledig moet worden verwijderd.
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming
AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming en is een Europese privacywet die op 25 mei 2018 van kracht is geworden. De AVG regelt de verwerking van persoonsgegevens door organisaties en is ontworpen om de privacy van burgers binnen de Europese Unie te beschermen. Het bepaalt hoe persoonsgegevens mogen worden verzameld, verwerkt, opgeslagen en gedeeld.
Ook moeten organisaties de verantwoordelijkheid nemen voor de bescherming van deze gegevens en tevens klachten en verzoeken van burgers op adequate wijze behandelen. Bedrijven moeten aantonen dat ze aan de AVG-eisen voldoen en persoonsgegevens correct beschermen. Het niet naleven van de AVG kan leiden tot ernstige boetes.
Anonimiseren volgens AVG
De praktijk leert ons dat het tijdig aanleveren van documenten en het voldoen aan de eisen van de AVG vaak voor spanning zorgt. Anonimiseren is vaak complex en tijdrovend, vooral als het gaat om grote hoeveelheden gegevens of gegevens met veel persoonlijke informatie. Door het proces uit te besteden aan Karmac voldoet u aan de eisen van de AVG en zorgt u dat de persoonsgegevens van uw cliënten beschermd worden. Bijkomende taken, zoals OCR-tekstherkenning, conversie naar PDF-a en publicatievoorbereiding vallen ook onder deze verantwoordelijkheid. Karmac staat garant voor correct anonimiseren en het zorgeloos publiceren en of delen van de documenten.
Verschil tussen anonimiseren en pseudonimiseren
Anonimiseren en pseudonimiseren zijn beide technieken voor het beschermen van persoonsgegevens. Maar waar bij anonimiseren persoonsgegevens worden verwijderd of niet meer herleidbaar zijn tot een specifieke persoon, worden bij pseudonimiseren de echte namen en identificatiecodes van personen vervangen door pseudoniemen. Deze pseudoniemen kunnen bijvoorbeeld een cijfercode zijn of een unieke identificatie die niet direct gekoppeld kan worden aan de betrokkene.
Pseudonimisering maakt het mogelijk om persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde doeleinden, zoals wetenschappelijk onderzoek, zonder dat de privacy van de betrokkene in gevaar wordt gebracht. Omdat de vervangende pseudoniemen nog wel gekoppeld kunnen worden aan de oorspronkelijke gegevens, is de privacy van de betrokkene nog steeds niet volledig gewaarborgd. Dit is bij anonimiseren wel het geval.
Waarom het anonimiseringsproces uitbesteden bij Karmac?
Uw documenten door Karmac laten anonimiseren biedt veel voordelen, waaronder een betere bescherming van de privacy en een efficiënter verwerkingsproces. Wanneer we het anonimiseringsproces van a tot z van u overnemen, profiteert u onder andere van de volgende voordelen:
- Professionaliteit: door anonimiseren uit te besteden aan Karmac, bent u ervan verzekerd dat het proces correct en efficiënt wordt uitgevoerd, geheel volgens wet- en regelgeving. Dit betekent dat de privacy van de gegevens beter beschermd is en dat de gegevens sneller worden verwerkt.
- Complexiteit: het anonimiseren van gegevens is een complex proces, vooral wanneer er veel gegevens zijn die verwerkt moeten worden. Door het uit te besteden, kunt u zich concentreren op andere taken, terwijl het anonimiseren in vertrouwde handen is.
- Tijdbesparing: het uitbesteden van anonimiseren bespaart tijd, omdat Karmac u volledig ontzorgt.
- Compliance: sommige sectoren, zoals de gezondheidszorg, zijn verplicht om gegevens op een bepaalde manier te anonimiseren. Door dit uit te besteden, kunt u er zeker van zijn dat de gegevens op de juiste manier worden verwerkt.
Welke documenten kunt u laten anonimiseren door Karmac?
Er zijn verschillende soorten documenten die we anonimiseren voor verschillende sectoren, waaronder:
Medische dossiers en jeugdzorgdossiers
Medische dossiers en jeugdzorgdossiers bevatten gevoelige en persoonlijke gegevens over de gezondheid van patiënten, waaronder diagnoses, behandelgeschiedenis en medicijngebruik. Persoonlijke identificerende informatie moet verwijderd of vervangen worden door pseudoniemen. Hierdoor blijft de privacy van de patiënten beschermd en wordt tegelijkertijd de informatie die relevant is voor het onderzoek of de behandeling toegankelijk.
Personeelsdossiers
Het anonimiseren van personeelsdossiers betekent dat alle persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum, worden verwijderd of vervangen. Hierdoor is de identiteit van de werknemers niet herleidbaar. Het anonimiseren van personeelsdossiers is bovendien vereist voor het publiceren of delen van de dossiers met derden, zoals overheden of onderzoekers.
Financiële gegevens
Financiële gegevens bevatten gevoelige informatie over iemands inkomen, uitgaven en bezittingen. Ook bevat het vaak de bankrekeningen, verzekeringspolisnummers, facturen en creditcardgegevens van personen. Het anonimiseren van deze financiële gegevens helpt om deze informatie te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik.
Onderzoek en rapportages
Het anonimiseren van onderzoeksgegevens is nuttig om de privacy en vertrouwelijkheid van de gegevens en de deelnemers te waarborgen, maar ook om te voldoen aan ethische en wetgevende vereisten. Voorbeelden van onderzoeksgegevens die we anonimiseren zijn informatie over personen, bedrijven of producten.
Beeld- en geluidsopnames
Beeld- en geluidsopnames bevatten regelmatig persoonlijke informatie die niet vrijgegeven mag worden. Anoniem maken van opnames beschermt de privacy van personen die zijn vastgelegd. Sommige onderzoekers en journalisten beschouwen het anoniem maken van opnames als ethisch verantwoord, omdat dit de betrokkenen beschermt tegen mogelijke nadelige gevolgen. Ook is in sommige gevallen het anoniem maken van beeld- en geluidsopnames noodzakelijk om wetenschappelijk onderzoek mogelijk te maken.
Persoonskaarten
Dit zijn documenten die informatie bevatten over een specifieke, natuurlijke persoon, zoals een naam, geboortedatum, adres en burgerservicenummer. Voorbeelden van persoonskaarten zijn paspoorten, ID-bewijzen en rijbewijzen.
WOB (Wet openbaarheid van bestuur) verzoek
Dit is een verzoek om openbaarmaking van overheidsdocumenten. In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens in die documenten niet worden vrijgegeven omwille van de privacy van de betrokken personen en moeten deze eerst worden geanonimiseerd.
Publicatie in werktrede van Woo (Wet open overheid)
De Woo is een Nederlandse wet die bepaalt dat overheidsorganisaties verplicht zijn om bepaalde informatie openbaar en toegankelijk te maken. Wanneer deze informatie persoonsgegevens bevat, is het belangrijk om deze gegevens te anonimiseren voordat ze worden gepubliceerd.
Bouwdossiers
Een bouwdossier anonimiseren voorkomt dat persoonlijke gegevens, bedrijfsgeheimen en andere gevoelige gegevens onbedoeld in de verkeerde handen terechtkomen. Daarnaast zorgt het ervoor dat de openbaarheid van het dossier in lijn is met de wetgeving.
Fraudedossiers
Fraudedossiers bevatten vaak vertrouwelijke informatie die niet in handen mag vallen van onbevoegden. Door het anonimiseren van dit soort dossiers verbetert de vertrouwelijkheid van de informatie. Bovendien voorkomt u door het correct anonimiseren van fraudedossiers dat bewijsmateriaal ongeldig wordt verklaard op grond van de wet op de privacy. Het anonimiseren van fraudedossiers maakt het mogelijk om de informatie in dit soort dossiers te delen met betrokkenen.
Milieudossiers
Een milieudossier bevat onder andere informatie over de locatie van het project, de aard en omvang ervan, de mogelijke milieueffecten en de maatregelen die worden genomen om deze effecten te beperken. Het bevat ook informatie over de beoogde vergunningen en toestemmingen die nodig zijn voor de uitvoering van het project. Het anonimiseren van de informatie in een milieudossier kan de objectiviteit van de beoordeling verhogen door de kans op partijdigheid of conflicten van belangen te verminderen. Ook kan het milieudossier informatie bevatten over particulieren of bedrijven welke geanonimiseerd moeten worden voor het openbaar maken ervan.
Vergunningen
Een vergunning is een officieel document waarmee een persoon of organisatie toestemming krijgt om een specifieke activiteit te ondernemen. Vergunningen kunnen informatie bevatten over particulieren of bedrijven die geanonimiseerd moet worden.
Bouwtekeningen
Bouwtekeningen bevatten informatie over de maten, afmetingen, constructie-elementen en materialen die nodig zijn voor de bouw van het project. Ze worden gebruikt door aannemers, ingenieurs, architecten en andere bouwprofessionals om het project te plannen, ontwerpen en uitvoeren. Bouwtekeningen worden ook gebruikt om bouwvergunningen aan te vragen en om eventuele veranderingen aan een project tijdens de bouw goed te communiceren. Op basis van het type document en uw specifieke eisen maken we de digitale bouwdossiers geschikt voor openbare publicatie.
Gerechtelijke stukken
Gerechtelijke stukken zijn documenten die betrekking hebben op een rechtszaak of juridische procedure. Ze bevatten informatie over de feiten en omstandigheden van de zaak, evenals bewijsmateriaal, verklaringen en argumenten van beide partijen. Het is belangrijk dat gerechtelijke stukken vertrouwelijk zijn en dat sommige informatie geanonimiseerd is om de privacy van betrokken partijen, zoals kinderen of getuigen, te beschermen.
Staat het door u te anonimiseren document of dossier er niet bij of wilt u meer informatie over onze aanpak en mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op.
Anonimiseren van uw data door Karmac
Bij Karmac staan zorgvuldige dienstverlening en vertrouwelijkheid hoog in het vaandel. Zoekt u voor uw organisatie een betrouwbare partner die het anonimiseren van uw documenten op een professionele manier uit handen neemt? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We informeren u graag over onze mogelijkheden en hoe we u kunnen helpen bij het anonimiseren van persoonsgegevens volgens de AVG-regelgeving.
