Business cases voor digitalisering blijven interessant

Digitaliseren omdat het moet. Digitaliseren omdat de concurrentie het ook doet. Kortom, digitaliseren om het digitaliseren. Het is niet het juiste uitgangspunt. Digitalisering van informatiestromen en processen moet leiden tot procesoptimalisatie en tot toegevoegde waarde. In iedere sector liggen de business cases voor het oprapen voor organisaties die slim weten te digitaliseren.

Door Kevin Olaria, Account Director bij Karmac Innovatie & Informatie

Digitaliseren moet altijd een doel hebben. Je kunt stapels dossiers digitaliseren, maar daar moet wel een plan achter zitten, een doel. Je moet weten wat je met de data die je ontsluit, wilt bereiken. Om de doelstelling helder te krijgen is het verstandig een business case op te stellen. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten.

  • Je kunt aantonen dat je investeringen in externe expertise van een servicebureau of in software en hardware kunt terugverdienen en hoe lang dit duurt (return on investment - ROI). Het management zal eerder geneigd zijn in te stemmen met digitaliseringstrajecten wanneer de terugverdientijd kort is.
  • Het digitaliseren van documentstromen en onderliggende processen gaat gepaard met een nieuwe werkwijze voor medewerkers. Nu je een duidelijk doel hebt geformuleerd, verwoord in een business case, weten medewerkers waarom zij anders gaan werken. Veranderen is vaak lastig, dus moet je als organisatie goed uitleggen waarom je het doet en wat de voordelen zijn.

De business cases voor digitaliseringstrajecten liggen in verschillende sectoren voor het oprapen. Ik stip er een aantal aan.

Synchroniseer studentendossiers in het onderwijs

Het onderwijs is bij uitstek een documentintensieve omgeving. Denk in de eerste plaats aan studentendossiers, die bestaan uit zeer uiteenlopende documenten: van behaalde certificaten en diploma’s tot cijferlijsten en contactgegevens. Het bewerken en beheren van deze dossiers in fysieke vorm is niet alleen tijdrovend maar ook foutgevoelig. Alleen al het zoeken en vinden van de juiste documenten neemt veel tijd in beslag. Een rondgang langs verschillende onderzoeken toont aan dat kenniswerkers tot 20 procent van hun tijd kwijt zijn aan het zoeken van informatie. Wanneer je dit weet terug te brengen, heb je een solide business case. Door studentendossiers te digitaliseren en op documentniveau in te delen, maak je zoeken en vinden een stuk efficiënter en sneller. Als onderwijsinstelling kun je zo de dienstverlening naar een hoger plan tillen en ook dat draagt bij aan een gezonde business case.

In het verleden hebben verschillende organisaties weliswaar dossiers gedigitaliseerd, maar zij hebben verzuimd de juiste categorisering en documentindeling aan te brengen. Om daadwerkelijk de voordelen van digitalisering te benutten, zul je dit moeten herstellen. En dat kan heel eenvoudig. Sluitstuk van dit digitaliseringstraject is de koppeling van de dossiers aan beheerapplicaties, document management systemen gericht op het onderwijs. Deze koppeling moet naadloos zijn om beschikbaarheid en toegankelijkheid te waarborgen en om de business case waar te maken.

Reduceer faalkosten in de bouw

Hoewel er al jarenlang veel aandacht voor is, zijn de faalkosten in de bouw- en installatiesector nog altijd erg hoog. Schattingen lopen uiteen maar grofweg komt het neer op 10 procent. Deze faalkosten worden voor een deel veroorzaakt door miscommunicatie en een inadequate informatie-uitwisseling. Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het zoeken naar informatie. Informatie die soms in fysieke documenten is vastgelegd - denk aan bouwtekeningen - en soms digitaal is opgeslagen. Maar omdat uitvoerders vaak op locatie werkzaam zijn, lopen zij vaak met ordners vol contracten en bestekken rond. Zij lopen het risico dat deze documenten na verloop van tijd niet meer actueel zijn; versiebeheer gaat op deze manier niet goed en het gevolg is dat er fouten optreden in de uitvoering. Waar je naartoe wilt, is een digitale omgeving waarin alle documenten beschikbaar zijn, waarin medewerkers de juiste toegangsrechten hebben en waarbij medewerkers ervan uit kunnen gaan te werken met de meest actuele versie. Het is dan wel noodzakelijk dat alle fysieke documenten gedigitaliseerd worden en dat nieuwe aanwas in de online omgeving geplaatst wordt. Hier ligt een sterke business case, zeker wanneer je bedenkt dat je workflows ook op deze manier efficiënt kunt inrichten.

In finance staat de digitalisering nooit stil

In de financiële sector is men begonnen met de digitaliseringsslag. Banken zagen al snel de voordelen van kostenbesparingen en werden ook gedwongen door wet- en regelgeving om automatisch en dus digitaal gegevens te controleren. En online bankieren is vervolgens de norm geworden. Waar we nog wel ruimte voor winst met digitalisering zien is bij verzekeraars en pensioenbedrijven. Deze hebben vaak te maken gehad met fusies en overnames en beschikken nog over een fikse backlog die nog gescand, gecategoriseerd en geïndexeerd moeten worden. Vaak gaat het om bestanden die niet meer opgevraagd worden door de business maar die nog wel bewaard moeten worden. Hier kun je onder andere een business case bouwen rondom het besparen op archiefruimte; je kunt met een externe conversiepartner substitutie organiseren. Daarnaast is het bijvoorbeeld voor pensioenuitvoerders noodzakelijk hun klanten meer en beter inzicht te geven in hun oudedagsvoorziening. Dan is het essentieel dat je dossiers digitaal kunt koppelen en presenteren aan de verzekerden.

Zo zijn er in alle sectoren talloze voorbeelden van business cases aan te wijzen voor het digitaliseren van dossiers en processen. Karmac adviseert u graag om de business case op te bouwen en uiteindelijk te realiseren.

Informatie aanvragenBel 0320 286 959