Het is het jaar 2015. Op de personeelsadministratie van een grote onderneming wordt er hard gewerkt aan het verwerken van diverse mutaties. Een aantal medewerkers heeft uitzonderlijk gepresteerd en komen in aanmerking voor een gratificatie. Haastig wordt er een brief opgesteld met daarin opgenomen welke medewerkers hiervoor in aanmerking komen, aangevuld met de hoogte van de gratificatie en gearchiveerd in de dossiers van de betreffende medewerkers. Er is ook een nieuwe medewerker gestart, alle benodigde documenten zoals een identiteitsbewijs, arbeidsovereenkomst, loonbelastingverklaring en diploma's worden fysiek gearchiveerd en, omdat het handig is dit alvast digitaal op te slaan, als één document gescand en opgeslagen op de schijf. Daarnaast krijgt Mevrouw A. de Jong een salarisverhoging, deze wordt nog doorgevoerd en het document wordt snel opgeborgen in het dossier. In de haast belandt het document echter niet in het dossier van mevrouw A. de Jong maar in het dossier van de heer B. de Jong. Dit wordt echter niet opgemerkt en men gaat over tot de orde van de dag.