Personeelsdossiers vormen voor veel HR-managers nog altijd een flink pijnpunt. De dossiers moeten allereerst voldoen aan uiteenlopende wet- en regelgeving. Daarnaast werken veel bedrijven nog steeds met fysieke dossiers. Probleem hierbij is dat zeker in grotere organisaties je het beheer niet meer effectief kunt uitvoeren.
Dan is een digitaal dossier wellicht toch handiger. Hierin kun je namelijk snel zaken opzoeken en wijzigen en bovendien bespaar je enorm veel ruimte. De dossiers bewaar je niet langer in de bedrijfskelder of in een aparte loods, maar op een aantal goed beveiligde servers door het land. Maar let wel goed op bij het digitaliseren en het digitaal archiveren van personeelsdossiers! Het is niet iets wat Jan en alleman even kan uitvoeren. Vertrouwelijke persoonsinformatie moet je goed beschermen.
Sinds 1 januari 2016 geldt namelijk de meldplicht datalekken. Krijgt je organisatie te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit direct te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Let op: een datalek gaat niet altijd over cyberaanvallen. Als een inbreker fysieke personeelsdossiers steelt, heb je ook een datalek. Of het nu gaat om een inbraak, het kwijtraken of onbevoegd gebruik van persoonsgegevens; in al die gevallen is sprake van een datalek. Is dit datalek een gevolg van nalatigheid dan loop je bovendien kans op een boete tot € 820.000 of 10% van de jaaromzet per overtreding.
In dat licht is het niet slim om zowel papieren als digitale personeelsdossiers naast elkaar te blijven bewaren. Dan loop je immers twee keer de kans op een datalek. Als je organisatie nog papieren dossiers heeft, is het slim om te kiezen voor ‘substitutiescanning’; het omzetten van de papieren dossiers naar digitale dossiers. Dat proces kan niet zomaar iedereen uitvoeren. Je moet er namelijk op letten dat de nieuwe digitale documenten dezelfde bewijskracht krijgen als de oude papieren documenten. Daarvoor heb je een gecertificeerde partner nodig. Het voordeel van dit proces is wel dat de dossiers een opfrisbeurt krijgen. Hoe vaak gebeurt het niet dat documenten die allang niet meer geldig zijn toch nog in een dossier zitten?
Je wilt personeelsdossiers digitaliseren omdat je de dossiers dan makkelijker kunt beheren. Je kunt eenvoudig iets opzoeken en bovendien kun je een bewaartermijn instellen voor de dossiers. Aan de andere kant wil je niet dat gevoelige gegevens op straat komen te liggen waardoor je een flinke boete moet betalen. Kies daarom voor Karmac, een betrouwbare partner waarmee je samen zorgt voor toekomstbestendige personeelsdossiers.