In de huidige samenleving is steeds meer informatie digital born. Toch is dit geen reden voor organisaties om zich in het geheel niet meer bezig te houden met digitalisering. Nieuwe ontwikkelingen en scherpere wet- en regelgeving geven voldoende aanleiding om projecten te starten en al eerder gedigitaliseerde dossiers tegen het licht te houden.
Door Nadine Swaan, General Manager bij Karmac Informatie & Innovatie
Digitaliseren en converteren zijn thema’s die al enkele decennia op de agenda staan. En dat zal voorlopig zo blijven. Er komen in toenemende mate budgetten vrij om cultureel erfgoed te digitaliseren en zo toegankelijk te maken en veilig te stellen voor de toekomst. Daarnaast dwingt wet- en regelgeving organisaties hun eerder gedigitaliseerde dossiers onder de loep te nemen. De praktijk leert namelijk dat de manier waarop dossiers in het verleden zijn gescand niet aan de AVG voldoet. En ten slotte is het goed stil te staan bij de invoering van de Omgevingswet, die er in 2021 nu eindelijk lijkt te gaan komen. Zo zijn er voldoende redenen om blijvend aandacht te schenken aan digitalisering van informatiestromen. We benoemen er drie.
Culturele instellingen krijgen in toenemende mate subsidie om hun collecties beter toegankelijk te maken. Jarenlang moesten zij de hand op de knip houden, maar nu kunnen zij werk gaan maken het digitaliseren van archieven, zodat deze beschikbaar komen voor het publiek en voor onderzoekers. In dit kader gaat het ook om Metamorfoze: het Nationaal Programma voor het behoud van het papieren erfgoed dat onder regie staat van de Koninklijke Bibliotheek. Het programma is een initiatief van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en draait al sinds 1997. Instellingen kunnen aanvragen indienen om hun project gefinancierd te krijgen. Zij moeten dan wel aan zeer strenge eisen voldoen, onder andere ten aanzien van de manier waarop kwetsbare documenten gescand mogen worden. Je zult dan ook naar een partner op zoek moeten die beschikt over hoogwaardige scanapparatuur die rekening houdt met de kwetsbaarheid van deze werken. Denk hierbij aan het beschermen van de rug van een band. Tevens dient de output qua formaat gestandaardiseerd te worden. Dit vereist specialistische kennis.
Hoewel de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) al weer bijna een jaar operationeel is, worstelen nog altijd veel bedrijven met de naleving. Het gaat hierbij niet alleen om de bescherming van gegevens van klanten, maar zeker ook van medewerkers. Denk aan NAW-gegevens, informatie over het salaris of het burgerservicenummer. Veel organisaties hebben personeelsdossiers in het verleden gedigitaliseerd, zonder de verschillende documenten op de juiste manier te categoriseren en indexeren. De kans bestaat dat bijvoorbeeld een identiteitsbewijs in hetzelfde bestand zit als een functioneringsbrief. Dit terwijl je volgens de AVG de rechten tot ‘stukken’ informatie fijnmazig moet kunnen managen. Een ander gevolg van deze aanpak is dat de kans op vermengingen erg groot is. Janse, Jansse of Jansen zijn verschillende medewerkers maar doordat niet op documentniveau is geïndexeerd ‘verdwijnen’ digitale documenten in het verkeerde dossier. En bega je feitelijk een overtreding in het kader van de AVG. Het is zaak een expert te laten kijken naar de P-dossiers die al eerder zijn gescand en de nieuwe aanwas direct goed te verwerken.
De Omgevingswet staat al een aantal jaar op de agenda, maar komt er nu echt in 2021. Dit betekent dat er een eind komt aan de versplintering van de regels over de fysieke leefomgeving. Instanties moeten met elkaar gaan samenwerken, moeten informatie delen en uitwisselen. Om dit te laten slagen is het van belang dat dossiers en processen gedigitaliseerd zijn; dan kun je immers eenvoudig informatie uitwisselen en samenwerken. Bouwtekeningen zijn in veel gevallen alleen nog fysiek beschikbaar en zullen dan ook gedigitaliseerd moeten worden. Mede vanwege het ongewone formaat van deze tekeningen, kom je al snel uit bij een gespecialiseerde partij. Hou dan tegelijkertijd rekening met het feit dat persoonsgegevens die bij een object horen in veel gevallen geanonimiseerd moeten worden volgens de AVG. Digitalisering is voor de Omgevingswet dus een belangrijke factor, niet alleen voor overheden en ander bevoegd gezag. Ook bouwtechnische of architectenbureaus zullen te maken krijgen met de vraag naar digitale dossiers.
De conclusie is dat digitalisering van dossiers en processen blijft terugkeren op de agenda. Organisaties hebben immers altijd de drijfveer om processen efficiënter te maken en samenwerking te verbeteren. En tegelijkertijd voldoen zij daarmee aan veranderende en steeds strenger wordende wet- en regelgeving.