De Brabantse gemeente Steenbergen heeft in samenwerking met digitaliseringspartner Karmac een flinke stap vooruit gezet in plaats- en tijdonafhankelijk werken. De gemeente heeft zo’n duizend papieren milieudossiers gedigitaliseerd en inzichtelijk gemaakt. Dat scheelt veel tijd en moeite bij de vele opvragingen van bijvoorbeeld burgers, bedrijven of andere belanghebbenden zoals de Omgevingsdienst.
Steenbergen is een gemeente in het zuidwesten van Brabant en omvat sinds 1997 de voormalige gemeenten Dinteloord, Prinsenland, Nieuw-Vossemeer en Steenbergen. Met zo’n 25.000 inwoners is het een kleine gemeente, maar klein is niet altijd minder adequaat. Ronald Riteco werkt al 33 jaar als informatiespecialist bij de gemeente. Tegenwoordig is hij Teamcoach DIV. ‘En lees voor DIV eigenlijk maar simpelweg Digitale Informatievoorziening’, aldus Ronald, ‘want alles aan digitale informatie valt binnen ons vakgebied. Dat is met de tijd wel iets breder geworden.’
Alles met betrekking tot archief en informatiebeheer zit dus bij ‘zijn’ afdeling. ‘Dat is het voordeel van een kleinere gemeente’, aldus Ronald. ‘Je bent met deze afdeling vanaf het begin betrokken bij het op de juiste wijze omgaan met informatie binnen de organisatie. We zitten er middenin, hebben inzicht in alle onderwerpen en daarmee heb je overzicht.’
Ronald is ook direct betrokkene bij digitaliseringsprojecten. Zoals de digitalisering en ontsluiting van zo’n duizend milieudossiers. Ronald: ‘De gemeente Steenbergen hanteert al langer een actief beleid met betrekking tot digitalisering van informatie. De laatste 15 jaar zijn alle frequent opgevraagde archiefstukken digitaal gemaakt. Zo zijn bijvoorbeeld in dit specifieke werkveld alle bouwdossiers vanaf 1900 gedigitaliseerd en beschikbaar voor de betrokkenen, net als de bodemdossiers. Daarop aansluitend was het alleen maar logisch om ook de milieudossiers te digitaliseren. Dat zou dan het laatste stukje zijn voor dit vakgebied. Een andere reden voor dit digitaliseringstraject was het feit dat wij een gemeente in west Brabant zijn die is aangesloten bij Omgevingsdienst Midden en West-Brabant. Dan is het overbrengen van circa duizend papieren dossiers – met soms zo’n halve meter papier per dossier - niet zo handig. Het werkt voor ons niet, maar ook niet voor de Omgevingsdienst die de controle en handhaving doet voor Steenbergen. Bijkomend probleem was dat wanneer die dossiers op papier zouden zijn overgebracht we dan zelf geen dossiers meer zouden hebben. Maar bij de gemeente Steenbergen willen we nog steeds geregeld die informatie gebruiken of inzien. Kortom, alle betrokkenen hadden baat bij dit project.’
Ronald: ‘Het besluit was genomen en we deden een uitvraag in de markt naar partijen die ons zouden kunnen helpen. Daarbij boden we ze aan om even langs te komen om zelf als dienstverlener te zien waarover we het hadden. Het heeft mij verbaasd dat er partijen zijn die denken dat ze dan vanachter een computer een inschatting kunnen maken over zo’n project. Er waren er die niet eens langs kwamen…’
Karmac deed dat wel en zelfs meer dan dat. ‘Karmac vroeg door en keek heel nauwkeurig wat er in de dossiers zat, hoe ze eruit zagen en welke metadata erbij hoorden. Op basis van de gesprekken die zij hadden en de informatie die ze hebben gekregen kwamen zij met een doordacht voorstel. Dat was misschien niet het goedkoopste voorstel, maar wel verreweg het beste. Door hun gedegen aanpak en voorbereiding op de offerte kregen we meteen een goed gevoel en vertrouwen in het project. Zij sprongen er echt uit in positieve zin’, aldus Ronald terug kijkend.
Voordat er iets naar Karmac werd verplaatst om te worden gedigitaliseerd werden de dossiers eerst geschoond. ‘Dat gebeurde door archiefspecialist Becis, licht Ronald toe. ‘Het voordeel van een kleine gemeente is dat je weliswaar snel stappen kunt maken, maar dat wil niet zeggen dat je alles zelf kunt doen… Door dat voorwerk en de goede voorbereiding van Karmac met betrekking tot de metadata die nodig waren, startte het digitaliseringsproject voorspoedig.’
Dossiers werden overgebracht naar Lelystad en mocht er in de tussenliggende tijd een dossier nodig zijn, dan werd via een ‘On Demand’ service het dossier digitaal aangeleverd. Ronald: ‘Daar hebben we best veel gebruik van gemaakt, want deze dossiers worden zeer geregeld opgevraagd. We waren dus blij met die optie die Karmac ons bood.’
Vervolgens kwam er even een kink in de kabel. Ronald: ‘Bij een eerste testset die terug kwam zag het gedigitaliseerde werk er bij controle perfect uit. We konden 100% inlezen en terugzoeken in ons DMS, Corsa. Echter, na die eerste set kregen we uiteindelijk alle dossiers aangeleverd en toen bleek dat we de dossiers ineens niet konden lezen in Corsa… Wat bleek? Er was een software-update geweest aan de kant van Karmac die een ander bestandsformaat tot gevolg had. Gelukkig was het lek snel boven en heeft Karmac de exportbestanden opnieuw aangeleverd en daarmee was alles in orde. Dat vind ik dan ook wel weer mooi. Geen discussie, gewoon opnieuw doen en dan achteraf kijken wat er misging.’
Als Ronald anderen zou moeten vertellen over Karmac is het eerste dat in hem opkomt de grondige aanpak die Karmac voorstaat. ‘De grondige en deskundige aanpak en de goede communicatie die geregeld plaatsvond. Met dat eerste laat je niets aan het toeval over en met het laatste voorkom je dat er verkeerde verwachtingen ontstaan. Dat spreekt mij zeer aan. Ook dat ze bij hun bezoek hier bleven doorvragen over wat er van ze verwacht werd geeft vertrouwen dat het goed komt.’