Steeds meer organisaties streven naar een flexibele workforce. Dan is het belangrijk dat medewerkers zich voortdurend kunnen ontwikkelen. Om de opleidingsbehoefte in kaart te brengen, moet je alle informatie van en over een medewerker samenbrengen in een digitale HRM-omgeving. Dat begint met een goed onderhouden digitaal personeelsdossier. Fysieke dossiers zul je moeten digitaliseren en de huidige digitale dossiers moet je continu onderhouden. Al is het alleen maar om aan wet- en regelgeving te blijven voldoen.
De grote drijfveer achter het digitaliseren van personeelsdossiers was en is efficiency. Het is voor de medewerkers op de HRM-afdeling een stuk prettiger dat alle informatie slechts in een paar klikken bereikbaar is en dat zij niet twee trappen af moeten naar een fysieke opslagruimte. Tegelijkertijd kunnen organisaties invulling geven aan ‘self service’. Medewerkers kunnen steeds meer taken zelf uitvoeren in hun persoonlijke e-HRM omgeving. Denk aan het aanvragen van verlofdagen of het indienen van declaraties. Dit is de laatste tijd nog belangrijker geworden, gezien het feit dat de meeste mensen niet meer of slechts een korte tijd op kantoor zelf werken. Je moet een oplossing hebben om op afstand toegang te hebben tot je P-dossier.
Je ziet ook dat medewerkers hun opleidingen en trainingen in deze e-HRM omgeving kunnen managen. De mensen op HRM besparen zo tijd die zij vervolgens kunnen besteden aan het adviseren van medewerkers. Zij kunnen meer strategisch bezig zijn. Zeker in een tijd waarin er voor talloze functies een schaarste is op de arbeidsmarkt, is dit een goede ontwikkeling. HRM monitort en stimuleert de verdere ontwikkeling van medewerkers en stuurt deze in een richting die is afgestemd op de doelstellingen van de organisatie. De voorlopers op dit gebied maken gebruik van een dashboard waarin kan worden bijgehouden welke kennis en vaardigheden noodzakelijk zijn om bepaalde doelen en ambities te verwezenlijken. Dit biedt dus ook inzicht in de vraag wat je als HRM moet aanbieden aan opleidingen en trainingen - of in je wervings- en selectiebeleid moet veranderen - om daar te komen.
Dit kan alleen succesvol zijn als er een compleet beeld is van alle medewerkers. Een compleet digitaal beeld wel te verstaan. En hoewel de meeste organisaties inmiddels wel hun HRM-processen hebben gedigitaliseerd, zien we in de praktijk dat er nog veel personeelsdossiers uit het (recente) verleden alleen op papier beschikbaar zijn. Om een volledig beeld te krijgen, is het raadzaam om ook deze dossiers in het digitale HRM-platform te plaatsen. Wees je ervan bewust dat een afdeling HRM deze digitaliseringslag niet zelf kan uitvoeren. Dit vereist specialistische kennis en de juiste technologische infrastructuur.
Een personeelsdossier zit immers complex in elkaar met veel verschillende documentcategorieën: van kopieën van ID-bewijzen tot diploma’s en van beoordelingsgesprekken tot correspondentie. Je wilt er zeker van zijn dat de juiste documenten in de juiste categorie komen. Laat het scannen van dossiers dan ook over aan een expert. Een expert die de dossiers digitaliseert en importeert in de bestaande HRM-platforms. Zo zorgt Karmac voor een veilige en vertrouwelijke verwerking. De processen bij Karmac zijn ISO gecertificeerd (ISO 9001 en ISO 27001) en alle medewerkers zijn in het bezit van een geheimhoudings-en integriteitsverklaring. Een vertrouwelijke verwerking is hiermee zowel digitaal als fysiek gegarandeerd. Met deze aanpak voorkom je dat bepaalde stukken zoekraken omdat deze verkeerd zijn geïndexeerd. Maar minstens zo belangrijk: zo garandeer je dat privacygevoelige documenten op de juiste manier worden opgeslagen. Je weet zeker dat de juiste bewaartermijnen aan documenten worden meegegeven. Kortom, dat je voldoet aan de AVG en de Archiefwet.
Compliance is een belangrijke reden om ook de reeds gedigitaliseerde personeelsdossiers geregeld tegen het licht te houden. Wetgeving verandert en ook de wensen en eisen van de interne organisatie veranderen. Het is dan ook verstandig om digitale personeelsdossiers regelmatig door de ‘wasstraat’ te halen. Zijn ze goed geïndexeerd? Zijn eventuele namen van externen geanonimiseerd? Zijn documenten die uit de bewaartermijn zijn gelopen inderdaad verwijderd? Door een opschoningsoperatie zorg je ervoor dat je datalekken voorkomt en dat je als organisatie compliant bent met wet- en regelgeving. En dat is toch een hele geruststelling.
Door: Martijn Kist - 11 maart 2021
Martijn Kist is Account Manager bij Karmac Informatie & Innovatie.