Digitaliserings- en conversieprojecten hebben een kop en een staart. Je begint met een aantal strekkende meters fysieke dossiers en eindigt met een server vol digitale bestanden, keurig geïntegreerd in de bestaande bedrijfsapplicaties. Daartussen vindt een aantal stappen plaats die het project wel overzichtelijk maken, maar daardoor niet minder uitdagend. De conclusie is uiteindelijk dat je alle stappen in een digitaliseringsproject succesvol kunt doorlopen, maar dat digitalisering nooit af is. Digitalisering vereist je continue aandacht.
Door Selwin Edzes, Project Manager bij Karmac Informatie & Innovatie
Het projectmatig aanpakken van digitalisering of conversie is voor veel organisaties een uitstekende methode om werkzaamheden beheersbaar te houden. Het digitaliseren van fysieke archieven of van microfilms is immers geen dagelijkse praktijk. Door stap voor stap, samen met een servicebureau, de werkzaamheden uit te voeren hou je grip op de operatie. Je kunt de vorige stap goed evalueren om vervolgens de voorbereidingen te treffen voor de volgende stap.
Het project begint doorgaans met een hulpvraag. Er ligt een fysiek archief dat om uiteenlopende redenen gedigitaliseerd moet worden. Een concern met verspreide locaties heeft behoefte aan een centraal digitaal archief voor personeelsdossiers. Of een verzekeraar wil ruimte besparen door oude polissen te digitaliseren. Of een gemeente wil zich voorbereiden op de nieuwe Omgevingswet en maakt werk van digitale bouwdossiers. Als servicebureau klopt de klant bij ons aan voor een adviesvraag en met onze kennis van de branche en onze ruime ervaring met digitaliseringstrajecten schetsen wij dan een business case voor de klant: dit is het business probleem, zo gaan we het oplossen en deze resultaten kun je verwachten. Dit wordt gebundeld in een offerte zodat je als opdrachtgever weet waar je aan toe bent.
Vervolgens gaan we aan de slag. We komen met de klant samen om elkaar te leren kennen. In deze fase is het belangrijk dat het onderlinge vertrouwen groeit. Als organisatie geef je immers vertrouwelijke en vaak bedrijf kritische informatie uit handen; dan wil je zeker weten dat er zorgvuldig mee wordt omgegaan. Er wordt tevens een eerste aanzet gegeven tot een plan van aanpak. Hierin beschrijven we onder meer hoe we het transport gaan regelen, hoe de databestanden aangeleverd moeten worden, waar deze bestanden geïmporteerd moeten worden en we bespreken hoe de klant met de digitale dossiers wil gaan werken. Al deze informatie hebben we nodig om tot een correcte metadatering, indexering en categorisering te komen. Hoe meer duidelijkheid vooraf, hoe beter het productieproces uiteindelijk verloopt.
De volgende stap is het uitvoeren van een test. Zeker bij grote projecten nodigen wij de klant op de campus in Lelystad uit om gezamenlijk een aantal gedigitaliseerde dossiers door te nemen. Klopt de indeling, zitten er nog hiaten in de categorieën of zijn er uitzonderingen aan het licht gekomen in de eerste testfase? Dit is het moment om dat recht te zetten. Als alle seinen op groen staan, komt het bulkproces op gang.
Tijdens het productieproces blijven de dossiers toegankelijk voor de opdrachtgever. Ook hier zijn van tevoren afspraken over gemaakt. Dossiers die al wel zijn gedigitaliseerd zijn benaderbaar via een goed beveiligde intranetomgeving. Daarnaast bestaat de mogelijkheid tot scanning on demand. Dossiers die nog in de ordner zitten, kunnen snel worden opgezocht en op verzoek direct worden gedigitaliseerd als de opdrachtgever daar om vraagt. Hoe dan ook, informatie blijft altijd beschikbaar en dat is voor veel organisaties een grote geruststelling. Het idee dat je dossiers maanden kwijt bent, is echt achterhaald.
Als het bulkproject is afgerond, vindt een fase plaats van controle en testen. Is de indeling oké, zijn de metadata in orde? We drukken de opdrachtgever op het hart om hier zorgvuldig naar te kijken, omdat in deze fase zaken kunnen worden rechtgezet. Vervolgens worden de bestanden uitgeleverd en ook hierin heeft de klant talloze mogelijkheden. Denk aan het aanleveren van de data op een externe harde schijf. Of aan het uploaden van bestanden op een server. Maar we kunnen data ook direct importeren in doelsystemen zoals AFAS of Raet. Hierbij is het goed te vermelden dat de verkregen data nog voor een bepaalde tijd behouden blijft. Mocht er iets fout bij de integratie in de eigen organisatie, dan kan de opdrachtgever altijd bij ons aankloppen.
Als sluitstuk van het project is de evaluatie erg belangrijk. We bespreken de resultaten, evenals de samenwerking. Wat ging er goed en wat kon er beter? Dit is ook het moment om gezamenlijk te inventariseren of er nog vervolgacties plaats moeten vinden. Denk hierbij aan nieuwe aanwas, die nog aan het digitale dossier moet worden toegevoegd. Denk ook aan al eerder gedigitaliseerde documenten, zijn deze nog AVG-proof of dient er een anonimiseringslag plaats te vinden? Een project is dan wel voorzien van een kop en een staart, digitalisering is nooit af.