Met Karmac op Aruba naar DIMAS 2.0

Op 1 september 2016 is het Arubaanse DIMAS (Departamento di Integracion, Maneho y Admision di Stranhero) overgestapt op een nieuw intern registratiesysteem voor vreemdelingen genaamd SIRSA (Sistema Innovativo di Registro di Stranhero Aruba). Aan de basis van dit innovatieve registratiesysteem ligt een omvangrijke digitaliseringsoperatie van tienduizenden documentendossiers met miljoenen pagina’s welke door Karmac Informatie en Innovatie uit Lelystad ter plaatse in Oranjestad is uitgevoerd.

DIMAS is de organisatie die belast is met het verwerken van aanvragen voor vergunningen, verklaringen en bewijzen rondom toelating tot Aruba. Het is DIMAS’ missie om zo snel en zorgvuldig vergunningen te verleden om zodoende de integratie en het maatschappelijk belang van Aruba te bevorderen. Met het registratiesysteem dat daarvoor al jarenlang werd gebruikt kon de ambitie van DIMAS niet worden gerealiseerd. Overschakeling op een modern systeem voor de digitale verwerking van de fysieke documentenstroom was daarom noodzakelijk. Het omvangrijke ICT-project werd reeds in 2013 opgestart en werd voor een groot deel gefinancierd met gelden uit het Fondo Desaroyo Aruba (FDA), dat in het kader van de samenwerkingsrelatie van Aruba en Nederland tussen 2000 en 2016 honderden innovatieprojecten heeft gefinancierd ter bevordering van het bestuur, de rechtshandhaving, economische ontwikkeling etc.

De uitdaging

KMM-groep is met de IVIO onderwijsinstelling en Karmac I&I al geruime tijd actief in het Caribisch gebied. In 2010 is Karmac I&I begonnen met een digitaliseringsproject op Curaçao, waarna men ook op St. Maarten aan de slag ging. In 2013 kwam de eerste opdracht op Aruba voor de Burgerlijke Stand, die kort daarna een groot vervolg kreeg bij DIMAS. Wegens nieuwe taken van de Immigratie en Naturalisatiedienst en door de verhuizing van verschillende DIMAS-locaties naar een nieuw pand, waardoor er onvoldoende ruimte overbleef voor de opslag van de fysieke dossiers, kwam de noodzaak tot digitalisering van de dienstverlening in een stroomversnelling. De doelstellingen werden geformuleerd waarbij het uitgangspunt was dat vóór 31 december 2016 het bestaande archief – met in achtneming van de veiligheidsregels zoals omschreven in de Nederlandse archiefwetgeving - moest worden gedigitaliseerd. Bovendien moest er een nieuw digitaliseringssysteem worden geïnstalleerd en zodanig geconfigureerd dat het gekoppeld kon worden aan het vreemdelingenregistratiesysteem. Samengevat kwam het neer op het digitaliseren van tussen de 90.000 en 95.000 personendossiers met variërend tussen de 5 en 25 bladzijden. Kortom het ging hier maximaal om het scannen van bijna 2,4 miljoen pagina’s. Karmac I&I verkreeg de opdracht na een openbare inschrijving, waarbij de prijs/kwaliteitverhouding van Karmac doorslaggevend was om hen de opdracht te gunnen. Het project werd op 2 augustus 2016 gegund en nauwelijks twee weken later begonnen de opstartwerkzaamheden al.

De aanpak

Voordat er werd begonnen met de verwerking van de dossiers, vond er een projectafstemming plaats en werden er tussen DIMAS en Karmac afspraken voor de uitvoering gemaakt. Karmac wees een projectleider aan en er werd een projectteam samengesteld. Bijzondere aandacht kreeg de projectruimte en de accommodatie opdat de logistiek van de verwerking zo soepel mogelijk kon verlopen. Temeer was dit een belangrijk aspect van de projectvoorbereidingen omdat juist in augustus 2016 DIMAS het archief verplaatste naar een ruimte enkele honderden meters verderop buiten het gebouw. Deze tijdelijke opslaglocatie bleek geen optie omdat deze niet aan de strenge eisen voldeed om veilig en betrouwbaar te werken. Er kwam dus een extra uitdaging bij in het logistieke traject om alle dossiers op een veilige en verantwoorde manier in het DIMAS gebouw te krijgen voor het in de juiste volgorde verwerken ervan.

Wegens de grote hoeveelheid documenten besloot Karmac om tijdelijk twee scanners vanuit Nederland naar Aruba te verplaatsen. Het ging hier om krachtige Kodak-scanners die tussen de 2.500 en de 5.000 blaadjes per uur kunnen scannen afhankelijk van de kwaliteit van de blaadjes in de dossiers. De scanners dienden lokaal geïnstalleerd te worden, waarbij Karmac alle middelen vanuit Nederland liet aanvoeren. Zodoende kan op locatie in de gehele workflow worden voorzien.

Twee medewerkers van Karmac verzorgden een tweedaagse cursus en training on the job van DIMAS-medewerkers die bij het project betrokken waren. Dat gold ook voor zes uitzendkrachten die tijdelijk werden ingezet. Direct daarna werden vanaf begin september 2016 de dossiers gescand op 300dpi en in kleur. Nadat de dossiers gedigitaliseerd waren, en waren voorzien van een uniek nummer, werden deze op harde schijven gezet en voor verdere digitale bewerking naar Nederland gebracht. Daar werden vervolgens de gekoppelde metagegevens gecontroleerd en werden de bestanden geconverteerd naar PDF/A format inclusief OCR, waardoor de gegevens digitaal uitgelezen kunnen worden.

Het resultaat

Voor het einde van 2016 werd de klus geklaard en opgeleverd. Vervolgens realiseerde Karmac samen met het ICT-bedrijf ITP-Caribean dat de bestanden en de metadata naadloos geïntegreerd werden in de door de DIMAS gekozen raadpleegsoftware van de Nederlandse document- en recordsmanagement specialist Decos. Nadat de dossiers gedigitaliseerd waren, kon DIMAS ze ook direct raadplegen in het nieuwe vreemdelingenregistratiesysteem.

Door de digitalisering van Karmac in combinatie met de implementatie van innovatie ICT-applicaties is de DIMAS op Aruba omgevormd tot DIMAS 2.0, ofwel een moderne toelatingsorganisatie die helemaal klaar is voor de toekomst; het nieuwe SIRSA systeem kan alle aanvragen digitaal verwerken en digitaal tekenen. Hierdoor kunnen de klanten van DIMAS beter en vooral sneller worden bediend.

Meer informatie over dossiers digitaliseren

Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Neem contact op