Zonnig en een digitale toekomst op Sint Maarten
In het Project Digitalisering Archief Burgerzaken (PDAB) heeft Programmamanager Martin Meijerink op Sint Maarten een grote stap gemaakt naar een snellere, efficiëntere en klantvriendelijke overheid. Mede door de inzet van Karmac is het project voortvarend verlopen. ‘Het is een algemeen streven hier op Sint Maarten om de overheid zo snel mogelijk naar een kwaliteitsorganisatie te stuwen. Digitalisering past daar helemaal in’, aldus Meijerink.
Meijerink is programmamanager van eigenlijk alle ICT-projecten op Sint Maarten. ‘Je kunt je voorstellen dat je dan prioriteiten moet stellen. Die hebben we, in overleg met de teamleiders, in eerste instantie gelegd bij het Project Digitalisering Archief Burgerzaken. Burgerzaken is een onderdeel van de overheid waar burgers en de overheid heel direct contact met elkaar hebben. Als je in staat bent die contacten goed te laten verlopen, kun je snel veel winnen.’ Het PDAB omvat onder meer het digitaliseren van rijbewijsaanvragen, akten van de burgerlijke stand, de gezinskaarten en de paspoortaanvragen. Meijerink: ‘Los van die zaken is voor ons als Sint Maarten belangrijk om het cultuurhistorisch onderdeel van het archief, de zogenaamde ‘slavenboeken’ ook gedigitaliseerd te hebben. Die vormen een waardevol en essentieel onderdeel van onze geschiedenis, maar verkeerden in behoorlijk slechte staat. Die documenten konden dus niet worden vervoerd, net zoals we overigens alle andere documenten ook niet wilden overbrengen naar Nederland, omdat we ze dan een tijdlang niet zouden kunnen raadplegen. Maar Karmac heeft een complete scanstraat overgevlogen naar Sint Maarten en hier bij mij op kantoor is alles ingericht voor de digitalisering. Fantastisch! Zo hebben we er ook nog direct zicht op en zijn de lijnen extra kort.’
De digitalisering vond dus plaats op Sint Maarten, maar de verdere verwerking kon gerust in Nederland. Samen met partner Centric zorgde Karmac ervoor dat alle data uit de documenten soepel en in korte tijd in het KEYtoPIVANOBO (tegenwoordig KEYtoBurgerzaken) systeem van Centric worden overgezet. De koppeling van de gedigitaliseerde documenten naar ons systeem en de mogelijkheid om alles nu digitaal onder de knop te hebben levert veel voordeel. Naast de efficiencywinst komen fouten door handmatige verwerking bij aanvragen van bijvoorbeeld rijbewijzen of paspoorten meteen boven water. Dat voorkomt veel problemen achteraf. 'De toekomst hier op Sint Maarten is zonnig en digitaal!’
Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.