Speciaal voor klanten die hun digitale dossiers op een eenvoudige en kosteneffectieve manier up-to-date willen houden, heeft Karmac een slimme scanoplossing bedacht. Een oplossing waarbij u uw documenten zelf scant en Karmac de rest van de verwerking verzorgt.
Stel dat u uw personeelsdossiers door Karmac heeft laten digitaliseren. Op een gegeven moment heeft Karmac alle personeelsdossiers verwerkt en digitaal uitgeleverd in uw personeelssysteem. Vanaf dat moment dient u nieuwe papieren HRM-documenten zelf te scannen, op te slaan, te benoemen en aan uw digitale dossiers toe te voegen. Dit kost vaak meer tijd dan u van te voren heeft bedacht. Daardoor blijven papieren documenten regelmatig langer liggen dan wenselijk is, ontstaan er achterstanden en zijn uw digitale personeelsdossiers niet langer actueel en betrouwbaar. Gelukkig kan dat ook anders, Karmac helpt u graag op weg om uw dossiers op een eenvoudige en kosteneffectieve manier up-to-date te houden.
Karmac heeft een slimme scanoplossing bedacht. Een oplossing waarbij u uw documenten zelf scant en wij de rest van de verwerking voor u verzorgen. Het mooie aan deze oplossing is dat u in een keer een grote stapel documenten (bijvoorbeeld van verschillende medewerkers) naar ons kunt scannen. U hoeft geen gebruik te maken van barcodestickers en/of barcodescheidingsbladen.
Het enige wat op ieder eerste blaadje van een nieuw document dient te staan, is het personeelsnummers van de desbetreffende medewerker. Dit nummer mag u zelfs met een pen noteren. Het scannen kan in veel gevallen vanaf een bestaande scanner. Wel dient de scanner in staat te zijn om naar een SFTP locatie te scannen. Als u nog geen scanner heeft brengen wij graag een offerte uit voor het leveren van een geschikte scanner. Wij kunnen al een geschikte scanner leveren vanaf € 2.950, - exclusief BTW, verder all-in.
Op de scanner configureren wij een knop, die wij “Scan-to-Karmac” noemen. Zodra u op deze knop drukt start het scannen en ontvangen wij uw digitale documenten. Wij ontvangen alle documenten als een multipage pdf-document. Aan de hand van de personeelsnummers maken wij van dit (grote) multipage pdf-document weer individuele documenten. Vervolgens worden de documenten door middel van automatische documentherkenning voorzien van de juiste documentgegevens en kenmerken (documentnaam, omschrijving en ingangsdatum). Hierna worden de documenten door ons uitgeleverd in uw personeelssysteem. Dit alles binnen een servicelevel van maximaal 24 uur. Karmac werkt softwareonafhankelijk en beschikt over gecertificeerde koppelingen met meerdere softwarepartners, waaronder ook AFAS en Raet.
Uw documenten worden via SFTP naar ons verzonden. SFTP staat voor Secure File Transfer Protocol en is een internetprotocol dat een beveiligde bestandsoverdracht tussen verschillende computernetwerken mogelijk maakt. Alle bestanden worden op een veilige manier verzonden.
Veel klanten zijn u al voorgegaan. De volgende klanten maken gebruik van deze slimme scanoplossing van Karmac: De Almeerse Scholen Groep, Ammeraal Beltech, Crédit Agricole Bank, Hogeschool Utrecht, HTM en Onderwijsbureau Hollands Midden.
