Wilt u een document met iemand delen? Dan maakt u er het best een pdf van. Het grote voordeel van een pdf-formaat is namelijk dat het er vrijwel altijd hetzelfde uitziet. Of het nu op een telefoon, tablet of computer wordt bekeken; meestal komt het overeen.
Want voor archiefdocumenten gelden hogere standaarden. ‘Meestal’ is dan niet goed genoeg. Een personeelsdossier of medisch dossier moet er exact hetzelfde uitzien. Altijd, in elke situatie. Daarom is PDF/A ontwikkeld. PDF/A staat voor: Portable Document Format Archivable. Dit is een variant op de welbekende PDF en werd speciaal ontwikkeld voor het archiveren van een document voor de lange termijn.
Om het nog wat ingewikkelder te maken, zijn er twee varianten van PDF/A-1. Ten eerste de a, deze staat voor Accessible. En b, deze staat voor Basic. Wat het verschil is? Dat leggen we hier uit:
Dit is het basistype. Dit formaat voldoet aan alle essentiële eisen van PDF/A-1. Het formaat wordt gebruikt als documenten en afbeeldingen worden gedigitaliseerd door middel van scanning. Of als bestaande digitale documenten niet correct over te zetten zijn naar PDF/A-1a, omdat er bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van oude software. Alle technieken die gebruikt worden bij PDF/A-1b zijn open standaarden. Dit zorgt ervoor dat bestanden goed zichtbaar zijn én blijven. Nu en in de toekomst.
Deze variant voldoet ook aan alle eisen van PDF/A-1. Maar daar komt nog iets bij. Bij dit type worden namelijk zogenaamde ‘tags’ gebruikt. Deze tags zorgen er onder andere voor dat de structuur van de tekst hetzelfde blijft in verschillende systemen. Niet alleen de zichtbare maar ook de onzichtbare structuur die door systemen wordt gelezen. Door deze toevoeging is het document toegankelijker voor screenreaders. En dat is prettig voor mensen met een visuele beperking die deze readers veel gebruiken. Deze versie is bedoeld voor documenten die digitaal ontstaan zijn.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van PDF/A bestanden? Heeft u nog documenten die u graag veilig wilt laten digitaliseren? Wij helpen u graag!